Projekty
Záznamem prvního projektu začíná vaše práce se stavebním deníkem. V modulu Projekty se evidují mimo jiné klienti a jejich přístupy do aplikace.
Sdružuje tyto agendy:
- Přehled projektů
- Faktury
- Dokumenty
- Klienti
V průběhu používání se záznam projektu doplňuje o jednotlivé záznamy, faktury a zejména fotografie.
Přehled projektů
Evidence základních údajů o projektu, GPS souřadnice pro potřeby zaměření docházky a zachycení následných statistik k projektu.
Pozor: Informace k projektu vyplňujte pečlivě. Jsou zdrojem dat pro export stavebního deníku.
Tip: Začínáte-li pracovat s aplikací a chcete pořídit záznamy pro více vašich projektů, pak je zpracujte hromadným importem.
Import záznam Projektů hromadně
Postup:
- V otevřené agendě “Přehled projektů” stiskněte tlačítko ”Importovat záznamy”.
- V zobrazeném formuláři stáhněte vzorovou šablonu s připravenou strukturou dat. Učiníte Povinná pole jsou označena hvězdičkou.
- Doplněnou a uloženou importní šablonu načtěte pomocí tlačítka “Import”.
Změna záznamu
Postup:
- V otevřené agendě “Projekty – Přehled projektů” zaměřte řádek projektu.
- Stiskněte tlačítko “Upravit záznam ” a upravte hodnoty záznamu.
- Dokončete stisknutím tlačítka .
Odstranění záznamu
Postup:
- V otevřené agendě “Projekty – Přehled projektů” zaměřte řádek projektu.
- Stiskněte tlačítko “Smazat záznam ”.
- Potvrďte hlášení systému.
Nahrát hromadně fotografie
Tato funkce umožní nahrát k projektům fotografie z externího uložiště. Jednotlivé snímky se k projektům zařadí automaticky, díky záznamu GPS.
Postup:
- V otevřené agendě “Projekty – Přehled projektů” stiskněte tlačítko .
- Zvolte požadované fotografie z počítače.
- Dokončete stisknutím tlačítka .
Pozor: Pokud není založen projekt nemůžete zadávat úkoly zaměstnancům, protože je neuvidí.
Jednotlivý projekt
Projekty jsou základním prvkem stavebního deníku. Díky projektům víte vše o rozjetých stavbách. Faktury, počasí, fotky – vše máte pěkně pohromadě. Zkusíme si přidat nový projekt.
Založení Projektu
Postup:
- V hlavním menu klikněte na ”Projekty – Přehled projektů” a stiskněte tlačítko .
- V zobrazeném formuláři ”Základní informace” doplňte potřebné informace. Minimálně je nutné zadat Název a Polohu.
- Do záložky ”Zodpovědní uživatelé” označte osobu nebo osoby, které budou za projekt zodpovědné. V tomto místě se zobrazují záznamy ze záložky ”Nastavení – Uživatelé”. Volba klíčové osoby je povinný údaj.
- Na dalších záložkách záznamu projektu se evidují další záznamy a informace, na které se podíváme níže.
- Dokončete stisknutím tlačítka .
Záznam projektu je možné kdykoliv editovat a doplňovat. V tomto případě stiskněte tlačítko ”Upravit záznam ” v řádku příslušného projektu.
K projektu se obvykle zakládá stavební deník. Volbu založení označte na záložce ”Základní informace – Vytvořit stavební deník”. Takto vytvořený deník se zobrazí v modulu Stavební deník.
Záložky projektu
Podívejme se na jednotlivé záložky projektu detailněji.
Záložka Základní informace
Přehled klíčových informací o projektu, zejména firmy, účastníci a poloha stavby.
- Stav – nový projekt začíná vždy se stavem aktivní, což umožňuje vkládat a upravovat záznamy spojené s projektem. Po ukončení prací jde projekt uzamknout změnou stavu na “Dokončený”.
- Zobrazit zaměstnancům – pokud máte na projektu nějaké zaměstnance, zvolte “Ano”.
- Kód stavby* - kód pod kterým si vedete projekt, automaticky se číslují 001, 002, 003, …
- Název stavby* - název stavby, který se propíše do stavebního deníku.
- Klient – Jméno klienta či firmy, které se propíše do stavebního deníku.
- Generální projektant – Jméno projektanta či firmy, které se propíše do stavebního deníku.
- Vyhledávání na mapě – adresa, kde se projekt nachází (můžete mít až 4 pozice u jednoho projektu).
Záložka Zodpovědní uživatelé
Uživatelé aplikace, kteří jsou odpovědní za tento projekt a jeho správu v aplikaci. Všem vybraným uživatelům je tento projekt dostupný.
Záložka Příjemci notifikací
Uživatelé aplikace, kteří budou systémem upozorňováni na změny u tohoto projektu. Upozornění uživatel uvidí na nástěnce.
Záložka Poznámky
Záložka umožňuje záznam textových poznámek souvisejících s projektem. Vložení poznámky se provede zápisem do textového pole a uložením zápisu.
Záložka Faktury
V záložce se propisují / zobrazují záznamy faktur pořízené zde či v agendě Faktury. Fakturu zde můžete do projektu přidat. Jak přidat fakturu se dozvíte v sekci Faktury.
Záložka Dokumenty
Evidence všech dokumentů spojených s tímto projektem. Dokumenty je možné zde upravovat, třídit a importovat. Pracovní postupy pro správu dokumentů se dozvíte v sekci Dokumenty.
Záložka Úkoly
Evidence všech úkolů řešených s tímto projektem. Na záložce je možné úkoly spravovat a zadávat. Pracovní postupy pro práci s Úkoly naleznete zde.
Záložka Počasí
V záložce se propisují a zobrazují aktuální záznamy o počasí v místě realizace projektu. Současně se nabízí předpověď počasí na dny následující.
Záložka Fotografie
Veškerá obrazová dokumentace je dostupná na této záložce. Umožňuje fotografie nahrát, kategorizovat, zobrazit, stáhnout do vašeho PC a dále s nimi pracovat.
Jak přidat novou fotku:
- Klikněte na pole “Drop files to upload” a vyberte fotky, které chcete nahrát (můžete také fotky do pole přesunout myší).
- Pokud chcete mít fotku v kategorii, vepište do pole “Nová kategorie” název nové kategorie nebo níže z rolovacího seznamu vyberte již existující.
- Klikněte na “Uložit”.
- Nahrané fotografie můžete rovnou zobrazit klientovi pomocí tlačítka “Označit vše pro klienta”. Můžete je také označovat jednotlivě při najetí myši na miniaturu obrázku.
- Provedené změny uložte pomocí tlačítka .
Stahování fotografií:
- Jednotlivé fotky můžete stáhnout pomocí ikony v náhledu fotografie.
- Hromadné stažení fotografií provedete pomocí tlačítka “Označit všechny” a “Stáhnout fotografie”.
Smazání fotografií:
- Smazání fotografie provedete pomocí ikony v náhledu fotografie.
Záložka Report projektu
Ze záložky je přímý vstup do modulu Reporty. Více o reportech se dozvíte zde.
Ukončení projektu
Jakmile je projekt dokončen, je možné jej v systému uzavřít až po zaplacení veškerých faktur připojených k tomuto projektu. Poznámka: jedná se o nastavení faktury jako "Zaplacené“, nejedná se o kontrolu platby provedené bankou. Projekt ukončíte pomocí kolonky “Stav – Dokončený” či v přehledu projektů pomocí přepínače.
Faktury
Pro zobrazení záznamů všech faktur projektů, zvolte v hlavním menu “Projekty – Faktury”.
Pro stahování faktur z jiného systému je potřeba provést nastavení v “Nastavení – Základní nastavení” v části “Stahování faktur”. Případně se obraťte na naši zákaznickou podporu.
Vaše účetní kancelář může mít k záznamům v aplikaci přístup, jako uživatel s jasně definovaným rozsahem práv a přístupů. Toto nastavení provedete v “Nastavení – Uživatelé – Uživatelské role”.
Popis nastavení:
- Zobrazení výpisu – umožňuje uživateli zobrazit výpis/seznam faktur
- Zobrazení záznamu – umožňuje uživateli otevřít jednotlivé záznamy faktur
- Vytvoření záznamu – umožňuje uživateli vytvářet nové faktury, nikoliv však
- Plná editace – umožňuje uživateli plnou kontrolu nad již založenými záznamy faktur
- Editace – umožňuje uživateli omezenou kontrolu nad již založenými záznamy faktur
- Editace: Název
- Editace: Zaplacená
- Editace: Vyřízená
- Editace: Odložená
- Editace: Zaúčtovaná
- Editace: Datum zdanitelného plnění
- Editace: Datum splatnosti
- Editace: OD uživatele
- Editace: PRO uživatele
- Editace: Nový komentář
- Editace: Položky
- Editace: Dodavatel
- Editace: Datum přijetí
- Editace: Variabilní symbol
- Editace: Předmět
- Editace: Údaje pro příkaz k úhradě
- Editace: Práce se soubory
- Smazání záznamu – umožňuje uživateli smazat jednotlivé záznamy faktur
- Log změn – umožňuje uživateli náhled do historie změn faktur
Seznam faktur
Úvodní obrazovka zobrazuje strukturovaný přehled záznamů. Získáte tak rychlý přehled o stavu faktur.
Mezi záznamy je možné filtrovat, zejména pak faktury “přijaté/vydané” a ve lhůtě splatnosti za konkrétní projekt. Změnu vlastností záznamu faktury můžete provést rovnou z hlavního přehledu. Jednoduchým kliknutým na ikonu nastavíte záznam faktury jako “Vyřízená”, “Zaplacená”, “Odložená” nebo “Zaúčtovaná“.
Záznamy faktur je možné pořizovat jednotlivě, avšak můžete je stahovat hromadně z ERP systému. Importované záznamy z ERP systému jsou zvýrazněny žlutou barvou.
Práce se záznamy
Záznam faktury obsahuje základní identifikační údaje o dodavateli, jednotlivých položkách faktury, datu splatnosti a také propojení k projektu. Díky tomu získáte rychlý přehled o nákladech projektu.
Základní informace
Záložka Základní informace obsahuje tyto informace:
- Název* - zde zadejte název faktury pro pozdější orientaci.
- Zaúčtovaná – stav faktury.
- Zaplacená – stav faktury.
- Vyřízená – stav faktury.
- Odložená – stav faktury.
- Datum zdanitelného plnění - datum, kdy bylo zboží na faktuře předáno zákazníkovi
- Datum splatnosti – zde nastavíte datum splatnosti dané faktury (faktura po splatnosti bude označena červeně).
- Soubory – zde nahrajte požadovanou fakturu (podporované formáty jsou PDF, JDG, PNG).
- Od uživatele - informace. kdo fakturu založil v systému Stavario
- Pro uživatele - informace, pro koho byla faktura v systému Stavario založena (objeví se mu na nástěnce)
- Nový komentář - zde je možné zadávat poznámky a komentáře k faktuře
- Položky – zde zadejte položky faktury, cenu, sazbu DPH a přiřaďte k projektu
Další informace
- Dodavatel – zde můžete vyplnit dodavatele/příjemce faktury.
- Datum přijetí – zde můžete vyplnit datum přijetí/vystavení faktury.
- Variabilní symbol – pole pro variabilní symbol.
- Předmět - kolonka sloužící naprosto k ničemu
Údaje pro příkaz k úhradě
- Debetní účet - číslo debetního účtu
- Kreditní účet - číslo kreditního účtu
- Datum splatnosti - do kdy má být faktura zaplacená, po vypršení datumu bude faktura zvýrazněna červeně
- Název příjemce - jméno příjemce faktury
- Zpráva pro příjemce - poznámka pro příjemce
- Variabilní symbol - kolonka pro variabilní symbol
- Konstantní symbol - kolonka pro konstantní symbol
- Specifický symbol - kolonka pro specifický symbol
Log změn
V logu změn se dozvíte historii všech změn provedených v záznamu faktury. Jednoduše tedy zjistíte, kdy např. vaše účetní kancelář označila záznam faktury jako “Zaplacená” či “Zaúčtovaná”.
Přijatá nebo Vydaná faktura
Přijaté faktury vytvoříte s kladnou částkou, naopak Vydané faktury se tvoří pomocí záporné částky.
Přidání nového záznamu
- V agendě “Faktury” stiskněte tlačítko .
- V zobrazeném formuláři vyplňte údaje:
- Základní informace
- Další informace
- Údaje pro příkaz k úhradě
- Dokončete stisknutím tlačítka .
Změna záznamu
- V seznamu faktur zaměřte záznam, který chcete opravit.
- Stiskněte tlačítko “Upravit záznam ”.
- Proveďte potřebné změny a klikněte na .
Příprava podkladů pro internetové bankovnictví – příkazy k úhradě
- Označte faktury, které mají být staženy do souboru.
- Stiskněte tlačítko .
- Soubor se stáhne do vašeho počítače.
Poznámka: Příkazy k úhradě vycházejí ze záznamů zadaných v detailu faktury. Věnujte proto pozornost při jejich zápisu.
Stažení přehledu faktur ve formátu XLS
Přehled faktur k projektu je možné vygenerovat ve formátu XLS. Vytvořená tabulka obsahuje základní informace a data z faktur.
Funkce Generovat XLS reflektuje různé nastavení tabulky:
- Export všech záznamů v přehledu
- Export označených záznamů
- Export vyfiltrovaných záznamů
Faktury na nástěnce aplikace
Při přihlášení do aplikace se uživateli zobrazí nástěnka. Jedna ze záložek na této nástěnce zobrazuje právě faktury k vašim rozpracovaným projektům. Také z nástěnky je možné provádět správu faktur, např. ji odložit k pozdějšímu prověření. Kliknutím na název faktury se do vašeho počítače stáhne příloha záznamu (elektronická podoba dokladu).
Dokumenty
V modulu “Projekty” probíhá správa a zadávání veškerých dokumentů k vašim projektům. V roletovém menu zvolte “Dokumenty” pro další činnosti.
Práce se záznamy
Dokumenty je možné třídit do složek podle typu záznamu. Například složka Projektová dokumentace, Rozpočet a Soupisy prací, předávací protokoly nebo smluvní dokumentace.
Seznam dokumentů je možné upravovat a spravovat. Složkám můžete určovat pořadí tak, aby důležité dokumenty byly vždy nahoře a viditelné. Přehled dokumentů je možné také filtrovat, například všechny nevyřešené dokumenty na jednom projektu.
Přidání nové složky
- V agendě “Dokumenty” stiskněte tlačítko .
- V poli “Typ záznamu” výběrem z roletového menu zvolte “Složka”.
- Vyplňte název složky, např. “Předávací protokoly”.
- Dokončete stisknutím tlačítka .
Složka má v seznamu zvýrazněné písmo a je doplněnou značkou “+” pro lepší orientaci.
Přidání nového dokumentu
- V agendě “Dokumenty” zaměřte složku, do které dokument chcete zařadit.
- Stiskněte tlačítko “Přidat záznam do složky ”.
- V poli “Typ záznamu” zvolte výběrem z roletového menu “Záznam”.
- Vyplňte pole “Název”.
- Pole “Vyřešený” nastavte podle stavu záznamu.
- Datum expirace zvolte výběrem z kalendáře.
- Pole projekt vyplňte výběrem z roletového menu podle příslušnosti k projektu.
- Výběrem z vašeho počítače v poli “Soubory” vyberte konkrétní soubor, který se nahraje do aplikace.
- Pokračujte volbou v polích “Od uživatele”, resp. “Pro uživatele (na nástěnku)”.
- “Pro zaměstnance (vytvoří úkol)” zvolte výběrem z roletového menu.
- Do pole “Nový komentář” můžete zadat textovou poznámku.
- Volitelně vyplňte nastavení dokumentu pro zobrazení Klientům.
- Zobrazovat klientům – Ano/Ne
- Pro klienta (k podepsání) - kterému klientovi se má dokument zobrazit pro podpis. Tomu bude po uložení záznamu odeslán e-mail. Dokument se také zobrazí v rozhraní aplikace pro klienta.
- Emailová šablona pro notifikaci klienta při expiraci – který e-mail se odešle klientovi při expiraci dokumentu
- Možnost objednat řešení - Ano/Ne - zapnutí možnosti objednání řešení klientem v jeho rozhraní
- Dokončete stisknutím tlačítka .
Přidání dokumentu do složky
- V agendě “Dokumenty” zaměřte složku, do které dokument chcete zařadit.
- Stiskněte tlačítko “Přidat záznam do složky ”.
- Vyplňte pole “Název”.
- Pole “Vyřešený“ nastavte podle stavu záznamu.
- “Datum expirace” zvolte výběrem z kalendáře.
- Pole “Projekt” vyplňte výběrem z roletového menu podle příslušnosti k projektu.
- Výběrem z vašeho počítače v poli “Soubory” vyberte konkrétní položku, která se nahraje do aplikace.
- Pokračujte volbou v polích “Od uživatele”, resp. “Pro uživatele (na nástěnku)”.
- “Pro zaměstnance (vytvoří úkol)” zvolte výběrem z roletového menu.
- Do pole “Nový komentář” můžete zadat textovou poznámku.
- Volitelně vyplňte nastavení dokumentu pro zobrazení klientům.
- Je-li požadován podpis klienta, vyberte z roletového menu zástupce. Tomu bude po uložení záznamu odeslán e-mail. Dokument se také zobrazí v rozhraní aplikace pro klienta.
- Dokončete stisknutím tlačítka “Uložit”.
Změna parametrů dokumentu nad seznamem
V seznamu dokumentů a složek můžete pomocí přepínačů nastavit vlastnosti. Např. Nastavit dokument jako Vyřízený / Vyřešený. Rychlá a přehledná je také správa zobrazování dokumentů investorům.
Správa složek
Změna pořadí složek
- Zaměřte řádek složky, kterou chcete přesunout.
- Klikněte na ikonu “Přesunout ”.
- V zobrazeném formuláři zvolte v poli Přesunout volbu „Před“.
- V dalším poli vyberte složku, před kterou bude záznam přesunout.
- Dokončete stisknutím tlačítka .
Zařazení dokumentu do složky
Nezařazené dokumenty mohou být později přesunuty do vlastní složky.
- Zaměřte řádek dokumentu, který má být přesunut do konkrétní složky. Stiskněte tlačítko “Přesunout ”.
- V poli Přesunout zvolte "Do".
- V dalším poli vyberte cílovou složku.
- Dokončete stisknutím tlačítka .
Odstranění složky
Upozornění: Tento krok je nevratný a budou odstraněny veškeré dokumenty ve složce.
- V seznamu dokumentů zaměřte složku, kterou chcete odstranit.
- Stiskněte tlačítko “Odstranit ”.
- Potvrďte hlášení programu.