Projekty

Záznamem prvního projektu začíná vaše práce se stavebním deníkem. V modulu Projekty se evidují mimo jiné klienti a jejich přístupy do aplikace.

Sdružuje tyto agendy:

  • Přehled projektů 
  • Faktury 
  • Dokumenty 
  • Klienti 

V průběhu používání se záznam projektu doplňuje o jednotlivé záznamy, faktury a zejména fotografie.

Projekt

Přehled projektů 

Evidence základních údajů o projektu, GPS souřadnice pro potřeby zaměření docházky a zachycení následných statistik k projektu.  

Pozor: Informace k projektu vyplňujte pečlivě.  Jsou zdrojem dat pro export stavebního deníku.  

Tip: Začínáte-li pracovat s aplikací a chcete pořídit záznamy pro více vašich projektů, pak je zpracujte hromadným importem. 

Import záznam Projektů hromadně 

Hromadný import záznamů

Postup: 

  1. V otevřené agendě “Přehled projektů” stiskněte tlačítko ”Importovat záznamy”. 
  2. V zobrazeném formuláři stáhněte vzorovou šablonu s připravenou strukturou dat. Učiníte Povinná pole jsou označena hvězdičkou.  
  3. Doplněnou a uloženou importní šablonu načtěte pomocí tlačítka “Import”.  

Změna záznamu 

Změna záznamu projektu

Postup:

  1. V otevřené agendě “Projekty – Přehled projektů” zaměřte řádek projektu. 
  2. Stiskněte tlačítko “Upravit záznam ” a upravte hodnoty záznamu.  
  3. Dokončete stisknutím tlačítka Uložit.  

Odstranění záznamu 

Postup: 

  1. V otevřené agendě “Projekty – Přehled projektů” zaměřte řádek projektu. 
  2. Stiskněte tlačítko “Smazat záznam ”.  
  3. Potvrďte hlášení systému.  

Nahrát hromadně fotografie 

Tato funkce umožní nahrát k projektům fotografie z externího uložiště. Jednotlivé snímky se k projektům zařadí automaticky, díky záznamu GPS.  

Postup: 

  1. V otevřené agendě “Projekty – Přehled projektů” stiskněte tlačítko Nahrát hromadně fotografie.  
  2. Zvolte požadované fotografie z počítače. 
  3. Dokončete stisknutím tlačítka . 

Pozor: Pokud není založen projekt nemůžete zadávat úkoly zaměstnancům, protože je neuvidí. 

Jednotlivý projekt

Projekty jsou základním prvkem stavebního deníku. Díky projektům víte vše o rozjetých stavbách. Faktury, počasí, fotky – vše máte pěkně pohromadě. Zkusíme si přidat nový projekt. 

Založení Projektu 

Postup: 

  1. V hlavním menu klikněte na ”Projekty – Přehled projektů” a stiskněte tlačítko Přidat záznam. 
  2. V zobrazeném formuláři ”Základní informace” doplňte potřebné informace. Minimálně je nutné zadat Název a Polohu. 
  3. Do záložky ”Zodpovědní uživatelé” označte osobu nebo osoby, které budou za projekt zodpovědné. V tomto místě se zobrazují záznamy ze záložky ”Nastavení – Uživatelé”. Volba klíčové osoby je povinný údaj. 
  4. Na dalších záložkách záznamu projektu se evidují další záznamy a informace, na které se podíváme níže.  
  5. Dokončete stisknutím tlačítka Uložit. 

Záznam projektu je možné kdykoliv editovat a doplňovat.  V tomto případě stiskněte tlačítko ”Upravit záznam Upravit záznam” v řádku příslušného projektu.   

K projektu se obvykle zakládá stavební deník.  Volbu založení označte na záložce ”Základní informace – Vytvořit stavební deník”. Takto vytvořený deník se zobrazí v modulu Stavební deník.

Záložky projektu 

Podívejme se na jednotlivé záložky projektu detailněji. 

Záložky

Záložka Základní informace 

Přehled klíčových informací o projektu, zejména firmy, účastníci a poloha stavby. 

  • Stav – nový projekt začíná vždy se stavem aktivní, což umožňuje vkládat a upravovat záznamy spojené s projektem. Po ukončení prací jde projekt uzamknout změnou stavu na “Dokončený”. 
  • Zobrazit zaměstnancům – pokud máte na projektu nějaké zaměstnance, zvolte “Ano”. 
  • Kód stavby* - kód pod kterým si vedete projekt, automaticky se číslují 001, 002, 003, … 
  • Název stavby* - název stavby, který se propíše do stavebního deníku. 
  • Klient – Jméno klienta či firmy, které se propíše do stavebního deníku. 
  • Generální projektant – Jméno projektanta či firmy, které se propíše do stavebního deníku. 
  • Vyhledávání na mapě – adresa, kde se projekt nachází (můžete mít až 4 pozice u jednoho projektu). 

Záložka Zodpovědní uživatelé 

Uživatelé aplikace, kteří jsou odpovědní za tento projekt a jeho správu v aplikaci. Všem vybraným uživatelům je tento projekt dostupný. 

Záložka Příjemci notifikací 

Uživatelé aplikace, kteří budou systémem upozorňováni na změny u tohoto projektu. Upozornění uživatel uvidí na nástěnce. 

Záložka Poznámky 

Záložka umožňuje záznam textových poznámek souvisejících s projektem. Vložení poznámky se provede zápisem do textového pole a uložením zápisu. 

Záložka Faktury 

V záložce se propisují / zobrazují záznamy faktur pořízené zde či v agendě Faktury. Fakturu zde můžete do projektu přidat. Jak přidat fakturu se dozvíte v sekci Faktury. 

Záložka Dokumenty 

Evidence všech dokumentů spojených s tímto projektem. Dokumenty je možné zde upravovat, třídit a importovat. Pracovní postupy pro správu dokumentů se dozvíte v sekci Dokumenty.  

Záložka Úkoly 

Evidence všech úkolů řešených s tímto projektem.  Na záložce je možné úkoly spravovat a zadávat. Pracovní postupy pro práci s Úkoly naleznete zde. 

Záložka Počasí 

V záložce se propisují a zobrazují aktuální záznamy o počasí v místě realizace projektu. Současně se nabízí předpověď počasí na dny následující.  

Záložka Fotografie 

Veškerá obrazová dokumentace je dostupná na této záložce. Umožňuje fotografie nahrát, kategorizovat, zobrazit, stáhnout do vašeho PC a dále s nimi pracovat. 

Jak přidat novou fotku: 

  1. Klikněte na pole “Drop files to upload” a vyberte fotky, které chcete nahrát (můžete také fotky do pole přesunout myší). 
  2. Pokud chcete mít fotku v kategorii, vepište do pole “Nová kategorie” název nové kategorie nebo níže z rolovacího seznamu vyberte již existující. 
  3. Klikněte na “Uložit”. 
  4. Nahrané fotografie můžete rovnou zobrazit klientovi pomocí tlačítka “Označit vše pro klienta”. Můžete je také označovat jednotlivě při najetí myši na miniaturu obrázku.

Miniatura obrázku

  1. Provedené změny uložte pomocí tlačítka Uložit. 

Stahování fotografií:

  1. Jednotlivé fotky můžete stáhnout pomocí ikony Stáhnout v náhledu fotografie. 
  2. Hromadné stažení fotografií provedete pomocí tlačítka “Označit všechny” a “Stáhnout fotografie”.

Hromadné stažení fotografií

Smazání fotografií:

  1. Smazání fotografie provedete pomocí ikony Smazat v náhledu fotografie. 

Záložka Report projektu

Ze záložky je přímý vstup do modulu Reporty. Více o reportech se dozvíte zde. 

Ukončení projektu

Jakmile je projekt dokončen, je možné jej v systému uzavřít až po zaplacení veškerých faktur připojených k tomuto projektu. Poznámka: jedná se o nastavení faktury jako "Zaplacené“, nejedná se o kontrolu platby provedené bankou. Projekt ukončíte pomocí kolonky “Stav – Dokončený” či v přehledu projektů pomocí přepínače. 

Neaktivní projekt

Faktury

Pro zobrazení záznamů všech faktur projektů, zvolte v hlavním menu “Projekty – Faktury”. 

Pro stahování faktur z jiného systému je potřeba provést nastavení v “Nastavení – Základní nastavení” v části “Stahování faktur”. Případně se obraťte na naši zákaznickou podporu.  

Vaše účetní kancelář může mít k záznamům v aplikaci přístup, jako uživatel s jasně definovaným rozsahem práv a přístupů. Toto nastavení provedete v “Nastavení – Uživatelé – Uživatelské role”. 

Nastavení faktur

Popis nastavení:

  1. Zobrazení výpisu – umožňuje uživateli zobrazit výpis/seznam faktur 
  2. Zobrazení záznamu – umožňuje uživateli otevřít jednotlivé záznamy faktur 
  3. Vytvoření záznamu – umožňuje uživateli vytvářet nové faktury, nikoliv však  
  4. Plná editace – umožňuje uživateli plnou kontrolu nad již založenými záznamy faktur 
  5. Editace – umožňuje uživateli omezenou kontrolu nad již založenými záznamy faktur 
    • Editace: Název 
    • Editace: Zaplacená 
    • Editace: Vyřízená 
    • Editace: Odložená 
    • Editace: Zaúčtovaná 
    • Editace: Datum zdanitelného plnění 
    • Editace: Datum splatnosti 
    • Editace: OD uživatele 
    • Editace: PRO uživatele 
    • Editace: Nový komentář 
    • Editace: Položky 
    • Editace: Dodavatel 
    • Editace: Datum přijetí 
    • Editace: Variabilní symbol 
    • Editace: Předmět 
    • Editace: Údaje pro příkaz k úhradě 
    • Editace: Práce se soubory 
  6. Smazání záznamu – umožňuje uživateli smazat jednotlivé záznamy faktur 
  7. Log změn – umožňuje uživateli náhled do historie změn faktur 

Seznam faktur 

Úvodní obrazovka zobrazuje strukturovaný přehled záznamů. Získáte tak rychlý přehled o stavu faktur. 

Mezi záznamy je možné filtrovat, zejména pak faktury “přijaté/vydané” a ve lhůtě splatnosti za konkrétní projekt. Změnu vlastností záznamu faktury můžete provést rovnou z hlavního přehledu.  Jednoduchým kliknutým na ikonu nastavíte záznam faktury jako “Vyřízená”, “Zaplacená”, “Odložená” nebo “Zaúčtovaná“. 

Záznamy faktur je možné pořizovat jednotlivě, avšak můžete je stahovat hromadně z ERP systému.  Importované záznamy z ERP systému jsou zvýrazněny žlutou barvou.

Práce se záznamy 

Záznam faktury obsahuje základní identifikační údaje o dodavateli, jednotlivých položkách faktury, datu splatnosti a také propojení k projektu. Díky tomu získáte rychlý přehled o nákladech projektu.  

Základní informace

Záložka Základní informace obsahuje tyto informace:

  • Název* - zde zadejte název faktury pro pozdější orientaci. 
  • Zaúčtovaná – stav faktury. 
  • Zaplacená – stav faktury. 
  • Vyřízená – stav faktury. 
  • Odložená – stav faktury. 
  • Datum zdanitelného plnění - datum, kdy bylo zboží na faktuře předáno zákazníkovi
  • Datum splatnosti – zde nastavíte datum splatnosti dané faktury (faktura po splatnosti bude označena červeně). 
  • Soubory – zde nahrajte požadovanou fakturu (podporované formáty jsou PDF, JDG, PNG). 
  • Od uživatele - informace. kdo fakturu založil v systému Stavario
  • Pro uživatele - informace, pro koho byla faktura v systému Stavario založena (objeví se mu na nástěnce)
  • Nový komentář -  zde je možné zadávat poznámky a komentáře k faktuře
  • Položky – zde zadejte položky faktury, cenu, sazbu DPH a přiřaďte k projektu

Další informace

  • Dodavatel – zde můžete vyplnit dodavatele/příjemce faktury. 
  • Datum přijetí – zde můžete vyplnit datum přijetí/vystavení faktury. 
  • Variabilní symbol – pole pro variabilní symbol. 
  • Předmět - kolonka sloužící naprosto k ničemu

Údaje pro příkaz k úhradě

  • Debetní účet - číslo debetního účtu
  • Kreditní účet - číslo kreditního účtu
  • Datum splatnosti - do kdy má být faktura zaplacená, po vypršení datumu bude faktura zvýrazněna červeně
  • Název příjemce - jméno příjemce faktury
  • Zpráva pro příjemce - poznámka pro příjemce
  • Variabilní symbol - kolonka pro variabilní symbol
  • Konstantní symbol - kolonka pro konstantní symbol
  • Specifický symbol - kolonka pro specifický symbol 

Log změn

V logu změn se dozvíte historii všech změn provedených v záznamu faktury. Jednoduše tedy zjistíte, kdy např. vaše účetní kancelář označila záznam faktury jako “Zaplacená” či “Zaúčtovaná”. 

Přijatá nebo Vydaná faktura 

Přijaté faktury vytvoříte s kladnou částkou, naopak Vydané faktury se tvoří pomocí záporné částky. 

Přijaté fakturyVydané faktury

Přidání nového záznamu 

  1. V agendě “Faktury” stiskněte tlačítko Přidat záznam. 
  2. V zobrazeném formuláři vyplňte údaje: 
    1. Základní informace 
    2. Další informace 
    3. Údaje pro příkaz k úhradě 
  3. Dokončete stisknutím tlačítka Uložit.

Změna záznamu

  1. V seznamu faktur zaměřte záznam, který chcete opravit.
  2. Stiskněte tlačítko “Upravit záznam Upravit záznam”.
  3. Proveďte potřebné změny a klikněte na Uložit.

Příprava podkladů pro internetové bankovnictví – příkazy k úhradě 

  1. Označte faktury, které mají být staženy do souboru.
  2. Stiskněte tlačítko Stáhnout příkazy k úhradě.
  3. Soubor se stáhne do vašeho počítače.

Poznámka: Příkazy k úhradě vycházejí ze záznamů zadaných v detailu faktury. Věnujte proto pozornost při jejich zápisu. 

Stažení přehledu faktur ve formátu XLS 

Přehled faktur k projektu je možné vygenerovat ve formátu XLS. Vytvořená tabulka obsahuje základní informace a data z faktur. 

Funkce Generovat XLS reflektuje různé nastavení tabulky:

  • Export všech záznamů v přehledu 
  • Export označených záznamů  
  • Export vyfiltrovaných záznamů 

Faktury na nástěnce aplikace 

Při přihlášení do aplikace se uživateli zobrazí nástěnka. Jedna ze záložek na této nástěnce zobrazuje právě faktury k vašim rozpracovaným projektům. Také z nástěnky je možné provádět správu faktur, např. ji odložit k pozdějšímu prověření. Kliknutím na název faktury se do vašeho počítače stáhne příloha záznamu (elektronická podoba dokladu).  

Faktury na nástěnce

Dokumenty 

V modulu “Projekty” probíhá správa a zadávání veškerých dokumentů k vašim projektům. V roletovém menu zvolte “Dokumenty” pro další činnosti. 

Práce se záznamy

Dokumenty je možné třídit do složek podle typu záznamu. Například složka Projektová dokumentace, Rozpočet a Soupisy prací, předávací protokoly nebo smluvní dokumentace.  

Seznam dokumentů je možné upravovat a spravovat. Složkám můžete určovat pořadí tak, aby důležité dokumenty byly vždy nahoře a viditelné. Přehled dokumentů je možné také filtrovat, například všechny nevyřešené dokumenty na jednom projektu. 

Přehled dokumentů

Přidání nové složky

  1. V agendě “Dokumenty” stiskněte tlačítko Přidat záznam.
  2. V poli “Typ záznamu” výběrem z roletového menu zvolte “Složka”.
  3. Vyplňte název složky, např. “Předávací protokoly”.
  4. Dokončete stisknutím tlačítka Uložit.

Složka má v seznamu zvýrazněné písmo a je doplněnou značkou “+” pro lepší orientaci. 

Složka dokumentů

Přidání nového dokumentu

  1. V agendě “Dokumenty” zaměřte složku, do které dokument chcete zařadit. 
  2. Stiskněte tlačítko “Přidat záznam do složky Přidat záznam do složky”. 
  3. V poli “Typ záznamu” zvolte výběrem z roletového menu “Záznam”. 
  4. Vyplňte pole “Název”. 
  5. Pole “Vyřešený” nastavte podle stavu záznamu. 
  6. Datum expirace zvolte výběrem z kalendáře. 
  7. Pole projekt vyplňte výběrem z roletového menu podle příslušnosti k projektu.  
  8. Výběrem z vašeho počítače v poli “Soubory” vyberte konkrétní soubor, který se nahraje do aplikace. 
  9. Pokračujte volbou v polích “Od uživatele”, resp. “Pro uživatele (na nástěnku)”.   
  10. “Pro zaměstnance (vytvoří úkol)” zvolte výběrem z roletového menu.  
  11. Do pole “Nový komentář” můžete zadat textovou poznámku.  
  12. Volitelně vyplňte nastavení dokumentu pro zobrazení Klientům. 
    • Zobrazovat klientům – Ano/Ne 
    • Pro klienta (k podepsání) - kterému klientovi se má dokument zobrazit pro podpis. Tomu bude po uložení záznamu odeslán e-mail. Dokument se také zobrazí v rozhraní aplikace pro klienta. 
    • Emailová šablona pro notifikaci klienta při expiraci – který e-mail se odešle klientovi při expiraci dokumentu 
    • Možnost objednat řešení - Ano/Ne - zapnutí možnosti objednání řešení klientem v jeho rozhraní
  13. Dokončete stisknutím tlačítka Uložit.

Přidání dokumentu do složky

  1. V agendě “Dokumenty” zaměřte složku, do které dokument chcete zařadit.
  2. Stiskněte tlačítko “Přidat záznam do složky Přidat záznam do složky”.
  3. Vyplňte pole “Název”.
  4. Pole “Vyřešený“ nastavte podle stavu záznamu.
  5. “Datum expirace” zvolte výběrem z kalendáře.
  6. Pole “Projekt” vyplňte výběrem z roletového menu podle příslušnosti k projektu.
  7. Výběrem z vašeho počítače v poli “Soubory” vyberte konkrétní položku, která se nahraje do aplikace.
  8. Pokračujte volbou v polích “Od uživatele”, resp. “Pro uživatele (na nástěnku)”.
  9. “Pro zaměstnance (vytvoří úkol)” zvolte výběrem z roletového menu.
  10. Do pole “Nový komentář” můžete zadat textovou poznámku.
  11. Volitelně vyplňte nastavení dokumentu pro zobrazení klientům.
  12. Je-li požadován podpis klienta, vyberte z roletového menu zástupce. Tomu bude po uložení záznamu odeslán e-mail. Dokument se také zobrazí v rozhraní aplikace pro klienta.
  13. Dokončete stisknutím tlačítka “Uložit”.

Změna parametrů dokumentu nad seznamem  

V seznamu dokumentů a složek můžete pomocí přepínačů nastavit vlastnosti. Např.  Nastavit dokument jako Vyřízený / Vyřešený.  Rychlá a přehledná je také správa zobrazování dokumentů investorům.  

Správa složek 

Změna pořadí složek

  1. Zaměřte řádek složky, kterou chcete přesunout. 
  2. Klikněte na ikonu “Přesunout Přesunout”.  
  3. V zobrazeném formuláři zvolte v poli Přesunout volbu „Před“. 
  4. V dalším poli vyberte složku, před kterou bude záznam přesunout.  
  5. Dokončete stisknutím tlačítka Uložit.

Zařazení dokumentu do složky

Nezařazené dokumenty mohou být později přesunuty do vlastní složky.

  1. Zaměřte řádek dokumentu, který má být přesunut do konkrétní složky. Stiskněte tlačítko “Přesunout Přesunout”.  
  2. V poli Přesunout zvolte "Do".  
  3. V dalším poli vyberte cílovou složku. 
  4. Dokončete stisknutím tlačítka Uložit.

Odstranění složky  

Upozornění: Tento krok je nevratný a budou odstraněny veškeré dokumenty ve složce.

  1. V seznamu dokumentů zaměřte složku, kterou chcete odstranit.
  2. Stiskněte tlačítko “Odstranit Odstranit”.
  3. Potvrďte hlášení programu.

Potvrzení smazání záznamu