Zeiterfassung auf der Baustelle beginnt oft mit einer einfachen Frage: Wer war da, wann hat die Arbeit begonnen und wie viele Stunden wurden geleistet? Bei einer kleinen Mannschaft und einem einzelnen Projekt kann dafür eine Liste, eine Tabelle oder ein einfaches Zeiterfassungssystem ausreichen. Bauunternehmen arbeiten jedoch anders als klassische Büros, in denen Menschen jeden Tag am gleichen Ort beginnen und ihre Arbeitszeit nach einem weitgehend konstanten Muster erfassen.
Mitarbeiter wechseln zwischen Projekten, Teams verändern sich, einzelne Personen arbeiten an einem Tag auf mehreren Baustellen und zusätzlich kommen Nachunternehmer oder externe Kräfte hinzu. Deshalb sagt die reine Zahl der geleisteten Stunden häufig nur einen Teil dessen aus, was ein Bauunternehmen für die Steuerung seiner Projekte wissen muss.
Eine sinnvolle Zeiterfassung sollte deshalb nicht nur dokumentieren, wie lange jemand gearbeitet hat. Sie sollte die Arbeitszeit mit dem richtigen Projekt verbinden und dafür sorgen, dass diese Information später im Unternehmen weiterverwendet werden kann.
Acht Stunden sind nur dann wirklich hilfreich, wenn klar ist, wo sie entstanden sind
Ein Mitarbeiter hat acht Stunden gearbeitet. Für eine klassische Zeiterfassung ist damit zunächst alles gesagt. Für ein Bauunternehmen kann jedoch entscheidend sein, ob diese acht Stunden auf einer Baustelle geleistet wurden oder sich beispielsweise auf zwei Projekte verteilt haben.
Genau diese Zuordnung macht aus Arbeitszeit eine nützliche Projektinformation. Das Büro muss später nicht rekonstruieren, welchem Projekt einzelne Stunden zugeordnet werden sollen. Der Bauleiter muss keine zusätzliche Übersicht erstellen und die Unternehmensleitung erhält einen besseren Blick darauf, wie Mitarbeiter und Teams tatsächlich über die laufenden Baustellen verteilt sind.
Je mehr Projekte parallel laufen und je häufiger Menschen zwischen Baustellen wechseln, desto weniger aussagekräftig wird eine Zeiterfassung, die nur den Namen des Mitarbeiters und eine Gesamtzahl an Stunden kennt.
Arbeitszeit zeigt, wie lange jemand gearbeitet hat. Die Zuordnung zur Baustelle zeigt, wo diese Zeit tatsächlich eingesetzt wurde.
Welche Informationen bei der Zeiterfassung wirklich sinnvoll sind
Das Ziel einer guten Zeiterfassung ist nicht, möglichst viele Daten zu sammeln. Sie sollte genau die Informationen erfassen, die im täglichen Betrieb gebraucht werden, ohne für Mitarbeiter zusätzliche Bürokratie zu erzeugen.
Grundsätzlich gehören dazu die Person, Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie die Zuordnung zum jeweiligen Projekt. Je nach Arbeitsweise des Unternehmens können weitere Informationen sinnvoll sein, etwa der Einsatzort oder der Zusammenhang mit einem bestimmten Team. Entscheidend ist jedoch, dass der Eintrag möglichst nah an der tatsächlichen Arbeit entsteht.
Wenn Zeiten erst Tage später aus dem Gedächtnis oder von Papierlisten übertragen werden, entstehen zwar irgendwann Daten, aber gleichzeitig auch zusätzliche Arbeit und eine höhere Fehleranfälligkeit. Je früher eine Information korrekt erfasst wird, desto weniger muss später nachgefragt oder rekonstruiert werden.
Mobile Zeiterfassung bietet sich auf Baustellen deshalb besonders an. Mitarbeiter können ihre Anwesenheit direkt dort erfassen, wo sie arbeiten. Der eigentliche Mehrwert entsteht aber erst dann, wenn dieser Eintrag mit dem richtigen Projekt verbunden bleibt und später nicht erneut in einem anderen System erfasst werden muss.
Der größte Aufwand entsteht oft erst nach der eigentlichen Erfassung
Eine Papierliste auf der Baustelle ist nicht immer das größte Problem. Schwieriger ist häufig, was danach passiert. Die Liste muss ins Büro gelangen, jemand kontrolliert die Einträge, Daten werden in eine Tabelle übertragen und fehlende Angaben müssen nachgefragt werden. Anschließend muss vielleicht noch geklärt werden, welchem Projekt einzelne Stunden zugeordnet werden sollen.
Bei einer kleinen Baustelle kann dieser Prozess überschaubar bleiben. Bei mehreren Projekten wiederholt er sich jedoch ständig. Die gleiche Information wandert durch mehrere Hände, bevor sie an der Stelle ankommt, an der sie tatsächlich gebraucht wird.
Deshalb sollte bei der Digitalisierung nicht nur betrachtet werden, wie ein Mitarbeiter seine Arbeitszeit erfasst. Entscheidend ist der gesamte Informationsfluss. Wenn eine moderne App am Ende nur einen Export erzeugt, der anschließend manuell sortiert und weiterverarbeitet wird, wurde lediglich der erste Schritt digitalisiert.
In Stavario bleibt die Zeiterfassung mit den jeweiligen Projekten verbunden. Informationen, die auf der Baustelle entstehen, müssen dadurch nicht automatisch in einem weiteren System von vorne aufgebaut werden.
Smartphone und GPS sind Werkzeuge, nicht der eigentliche Nutzen
Auf einer Baustelle funktioniert Zeiterfassung anders als in einem stationären Büro. Es gibt keinen zentralen Eingang, durch den jeden Morgen alle Mitarbeiter gehen, und der Arbeitsort kann sich regelmäßig ändern. Das Smartphone ist deshalb ein naheliegendes Werkzeug, um Arbeitszeit direkt am Einsatzort zu erfassen.
Standortdaten können einem Eintrag zusätzlichen Kontext geben. Trotzdem sollte GPS nicht zum Selbstzweck werden. Ein Bauunternehmen braucht keine zusätzliche Markierung auf einer Karte, sondern eine verlässliche Information darüber, wer wann auf welcher Baustelle gearbeitet hat.
Technologie sollte diesen Vorgang vereinfachen. Wenn Mitarbeiter jeden Morgen mehrere Menüs durchlaufen oder umfangreiche Formulare ausfüllen müssen, ist die Lösung zwar digital, aber nicht automatisch praktikabel. Je einfacher die Erfassung im Feld ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Daten vollständig und zuverlässig entstehen.
Gute Zeiterfassung endet nicht mit dem Feierabend
Der eigentliche Wert von Arbeitszeitdaten zeigt sich oft erst danach. Die Information darüber, wer an einem bestimmten Tag auf einer Baustelle war, kann nicht nur für die reine Zeiterfassung wichtig sein. Sie kann auch bei Projektdokumentation im Bautagebuch, Berichten oder bei der späteren Rekonstruktion eines Bauablaufs helfen.
Wenn das Unternehmen bereits weiß, welche Personen auf einem Projekt gearbeitet haben, sollte dieser Kontext nicht in jedem weiteren Prozess erneut erfasst werden müssen. Das gleiche Prinzip gilt für Fotos, Aufgaben und andere Informationen, die während des Tages entstehen.
Damit wird Zeiterfassung zu einem Bestandteil des Baustellenmanagements und nicht nur zu einem isolierten administrativen Prozess. Die Daten enden nicht bei der Berechnung von Stunden, sondern bleiben für die weitere Projektsteuerung nutzbar.
Eine gute Zeiterfassung zählt nicht nur Stunden. Sie bewahrt auch den Projektkontext, in dem diese Stunden entstanden sind.
Was Bauunternehmen vor der Auswahl eines Systems prüfen sollten
Die einfachste Frage lautet, ob eine Anwendung Arbeitsbeginn und Arbeitsende erfassen kann. Für ein Bauunternehmen lohnt es sich, weiterzugehen. Lassen sich Arbeitszeiten direkt einem Projekt zuordnen? Funktioniert das auch, wenn Mitarbeiter zwischen mehreren Baustellen wechseln? Sind die Daten im Büro verfügbar, ohne dass jemand erst eine weitere Übersicht erstellen muss? Bleiben sie im Projektkontext oder werden sie nach dem Export nur zu einer weiteren Tabelle?
Ebenso wichtig ist die Perspektive der Menschen auf der Baustelle. Eine Zeiterfassung sollte nicht unnötig kompliziert sein. Jeder zusätzliche Schritt erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Einträge vergessen, verspätet oder unvollständig vorgenommen werden.
Sinnvoll ist deshalb, den gesamten Weg der Information zu betrachten. Vom Mitarbeiter auf der Baustelle über die eigentliche Erfassung bis zur späteren Nutzung im Büro. Wenn irgendwo dazwischen die gleichen Daten erneut eingegeben, gesucht oder telefonisch erklärt werden müssen, besteht weiterhin Potenzial zur Vereinfachung. Einen breiteren Überblick geben die Produktübersicht und die Seite Software für Bauunternehmen.
Ein einfacher Test für die aktuelle Zeiterfassung
Nehmen Sie einen normalen Arbeitstag und eine konkrete Baustelle. Können Sie ohne Telefonat feststellen, wer dort gearbeitet hat, wann die Personen begonnen und aufgehört haben und ob die Stunden dem richtigen Projekt zugeordnet sind? Hat das Büro Zugriff auf dieselben Informationen, ohne zusätzliche Listen abwarten oder Daten neu übertragen zu müssen?
Danach lässt sich die Perspektive umdrehen. Wählen Sie einen Mitarbeiter, der innerhalb einer Woche auf mehreren Baustellen gearbeitet hat. Können Sie schnell nachvollziehen, wo diese Person an den einzelnen Tagen eingesetzt war und wie viel Zeit auf die jeweiligen Projekte entfiel?
Wenn die Antwort mehrere Tabellen, Papierlisten und Rückfragen erfordert, liegt das Problem möglicherweise nicht bei der eigentlichen Anwesenheitserfassung. Wahrscheinlicher ist, dass die Daten nicht ausreichend mit dem restlichen Projektbetrieb verbunden sind.
Stavario verbindet die Zeiterfassung direkt mit Projekten und weiteren Baustelleninformationen. Dadurch kann ein Bauunternehmen nicht nur feststellen, wann jemand gearbeitet hat, sondern diese Information dort behalten, wo sie für den weiteren Betrieb am meisten Nutzen bringt.
Testen Sie die Zeiterfassung auf einer echten Baustelle
Am besten lässt sich ein System im realen Betrieb beurteilen. Testen Sie, wie Zeiterfassung funktioniert, wenn Arbeitszeiten von Anfang an mit der richtigen Baustelle verbunden bleiben.
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Josef Beneš
CEO Stavario
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