Kako izbrati programsko opremo za manjše ali srednje veliko gradbeno podjetje

Manjše gradbeno podjetje običajno ne potrebuje največjega sistema na trgu. Potrebuje predvsem manj izgubljenih informacij med gradbiščem, telefonom, preglednicami in pisarno. Dokler podjetje vodi en projekt z ustaljeno ekipo, je mogoče veliko stvari urediti s klicem ali sporočilom. Ko se poveča število gradbišč, zaposlenih, podizvajalcev, vozil, materiala in odprtih nalog, postane tak način dela vse težje obvladljiv.

Prava programska oprema zato ni tista z najdaljšim seznamom funkcij. Ustrezati mora načinu, kako podjetje dejansko dela. Vodja gradbišča jo mora znati uporabljati na terenu, pisarna mora dobiti uporabne podatke, vodstvo pa pregled brez vsakodnevnega preverjanja po telefonu.

Kako torej ugotoviti, kaj podjetje resnično potrebuje in katere funkcije naj preveri pred izbiro sistema?

Najprej določite problem, šele nato iščite programsko opremo

Iskanje se pogosto začne s primerjavo funkcij. En ponudnik ima gradbeni dnevnik, drugi terminski plan, tretji evidence stroškov, četrti pa obljublja celovit sistem. Dolg seznam možnosti je videti prepričljivo, vendar še ne pove, katera težava bo z uvedbo dejansko odpravljena.

Boljši začetek je pregled običajnega delovnega tedna. Katere informacije mora pisarna večkrat zahtevati? Kaj vodja gradbišča zapisuje šele zvečer? Katere podatke zaposleni pošiljajo po telefonu ali prek WhatsAppa? Kje nastajajo razlike med tem, kar se je zgodilo na gradbišču, in tem, kar vidi vodstvo?

Pri enem podjetju je največji problem evidenca prisotnosti. Drugje se izgubljajo fotografije in dokumenti, naloge ostajajo v sporočilih ali pa nihče ne ve, na katerem projektu je določeno orodje. Nekatera podjetja imajo težave predvsem z gradbenim dnevnikom, druga s skladišči, materialom ali načrtovanjem več projektov.

Pred izbiro sistema si zato določite enega do tri procese, pri katerih danes nastaja največ nepotrebnega dela. To so vaše prve prioritete. Funkcija, ki ne rešuje konkretnega problema, sama po sebi ni razlog za nakup programske opreme.

Majhno podjetje ne pomeni preprostega poslovanja

Manjše gradbeno podjetje ima lahko le nekaj zaposlenih, vendar to še ne pomeni, da ima preprost način dela. Isti človek je lahko zjutraj na gradbišču, popoldne usklajuje dobavo in zvečer pripravlja dokumentacijo. Lastnik pogosto hkrati vodi projekte, komunicira z naročniki, rešuje kadrovske zadeve in preverja stroške.

Prav zato ima izgubljena informacija v manjši ekipi velik učinek. Če je vodja gradbišča edini, ki ve, kaj se je zgodilo, ga morajo drugi poklicati. Če pisarna čaka na podatke o prisotnosti, se ustavi nadaljnja administracija. Če lokacija opreme ni zapisana, jo nekdo išče ali naroči nadomestno.

Programska oprema za manjše podjetje zato ne sme biti pomanjšana različica zapletenega korporativnega sistema. Omogočiti mora preprost vnos na terenu in dovolj dober pregled za pisarno ter vodstvo. Vsak dodatni korak je pomemben, ker v manjši ekipi običajno ni posebnega človeka, ki bi ves dan skrbel samo za sistem.

Kaj mora programska oprema povezati

Vsako gradbeno podjetje dela nekoliko drugače. Nekatera izvajajo več manjših projektov, druga imajo nekaj večjih gradbišč. Nekje večino dela opravijo lastni zaposleni, drugje pomemben del prevzamejo podizvajalci. Zato ni ene univerzalne sestave funkcij.

Kljub temu se v vsakodnevnem poslovanju pogosto ponavljajo ista področja:

• gradbeni dnevnik in dnevni zapisi,
• evidenca prisotnosti in delovnega časa,
• naloge, zahteve in odpravljene pomanjkljivosti,
• fotografije in projektna dokumentacija,
• terminski plan in usklajevanje ekip,
• oprema, orodje in druga sredstva,
• skladišča, material in premiki med gradbišči,
• poročila za pisarno in vodstvo.

Ni nujno, da podjetje vse to uvede naenkrat. Pomembneje je preveriti, ali lahko posamezne funkcije pozneje delujejo skupaj. Če evidenca prisotnosti, fotografije, naloge in gradbeni dnevnik ostanejo v ločenih aplikacijah, mora nekdo informacije še vedno ročno povezovati.

Digitalno namreč še ne pomeni povezano. Podjetje lahko uporablja več aplikacij in ima kljub temu enake težave kot prej, le da so informacije namesto v fasciklih razpršene med različnimi zasloni.

Sistem mora delovati predvsem na gradbišču

Na predstavitvi programske opreme je preprosto pokazati nadzorno ploščo, grafikone in preglednice. Toda kakovost teh pregledov je odvisna od podatkov, ki jih mora nekdo vnesti na gradbišču. Če je vnos počasen ali zapleten, se bodo podatki dopolnjevali pozneje, nepopolno ali sploh ne.

Zato sistema ne sme preizkusiti samo vodstvo ali pisarna. V testiranje vključite človeka, ki ga bo uporabljal na terenu. Brez dolgega uvajanja naj poskusi opraviti nekaj običajnih nalog: evidentirati prihod, dodati fotografijo, poiskati dokument, zapisati nalogo, preveriti podatek o opremi ali evidentirati premik materiala.

Pri tem ne spremljajte samo, ali je posamezna funkcija na voljo. Opazujte, koliko korakov zahteva, ali so navodila razumljiva in ali bi človek isti postopek izvedel tudi med običajnim delovnim dnem. Funkcija, ki jo zaposleni zaradi zapletenosti obidejo, podjetju ne bo zagotovila zanesljivih podatkov.

Programska oprema mora zmanjševati administracijo. Če pisarna še vedno zbira podatke po telefonu in jih nato vnaša namesto ljudi na gradbišču, se način dela ni bistveno spremenil. Papir je zamenjal zaslon, postopek pa je ostal enak.

Ne primerjajte samo funkcij, ampak celoten delovni tok

Seznam funkcij ne pokaže, kako bo sistem deloval med resničnim projektom. Bolj uporaben preizkus je konkreten scenarij od začetka do konca.

Delavec zjutraj pride na gradbišče. Vodja zabeleži izvedena dela, doda fotografije in odpre novo nalogo. Iz skladišča se izda material, kos opreme pa se premakne na drug projekt. Popoldne pisarna potrebuje podatke o prisotnosti, vodstvo pa želi vedeti, kaj se dogaja na več aktivnih gradbiščih.

Pri preizkusu opazujte, kolikokrat je treba isto informacijo ponovno vnesti, poslati ali pojasniti. Preverite tudi, ali podatki ostanejo povezani s pravim projektom. Fotografija brez konteksta, naloga v splošnem klepetu ali podatek o materialu brez povezave z gradbiščem bodo čez nekaj dni spet zahtevali dodatno razlago.

Dober sistem ni samo zbirka modulov. Omogoča, da informacija, ki nastane na terenu, ostane uporabna tudi za naslednjo osebo ali proces.

Sedem vprašanj pred odločitvijo

Preden izberete programsko opremo, si skupaj z ljudmi iz pisarne in z gradbišča odgovorite na naslednja vprašanja:

Odgovori pomagajo ločiti pomembne funkcije od tistih, ki so na predstavitvi videti privlačno, vendar jih podjetje v praksi ne bo uporabljalo. Hkrati pokažejo, ali podjetje potrebuje samostojno orodje za eno nalogo ali širši sistem za upravljanje vsakodnevnega poslovanja.

Cena je seveda pomembna, vendar je ni smiselno presojati ločeno. Upoštevati je treba tudi čas za uvajanje, zahtevnost uporabe in delo, ki bo po uvedbi še vedno ostalo ročno. Cenejša aplikacija ni nujno cenejša rešitev, če zaradi nje podjetje še naprej vzdržuje dodatne preglednice in prepisuje iste podatke.

Začnite z enim resničnim projektom

Najvarnejši način uvedbe je preizkus na enem aktivnem gradbišču. Izberite projekt, na katerem se pojavljajo običajne situacije, ne samo izjemno preprost primer. Vključite vodjo gradbišča, nekoga iz pisarne in vsaj enega človeka, ki bo sistem uporabljal neposredno na terenu.

Na začetku ne poskušajte digitalizirati vsega. Izberite dva ali tri procese, na primer gradbeni dnevnik, evidenco prisotnosti in naloge. Določite, kdo kaj vnaša, kdaj mora informacija nastati in kdo jo pozneje uporablja.

Po nekaj tednih preverite, ali je manj telefonskih klicev, prepisovanja in iskanja. Poglejte, kateri podatki še vedno nastajajo zunaj sistema in zakaj. Če test pokaže izboljšanje, lahko postopoma vključite fotografije, opremo, skladišča, material, načrtovanje ali poročila.

Uspešna uvedba se ne meri po številu vključenih funkcij. Meri se po tem, ali ljudje dobijo zanesljive informacije z manj nepotrebnega dela.

Kako lahko pri izbiri programske opreme pomaga Stavario

Stavario je digitalni sistem za upravljanje celotne gradnje. Povezuje gradbišče, teren, pisarno in vodstvo podjetja v skupnem okolju. Gradbeni dnevnik, evidenca prisotnosti, naloge, fotodokumentacija, načrtovanje, oprema, skladišča in poročila lahko ostanejo povezani s konkretnimi projekti.

Za manjše podjetje je pomembno, da ni treba začeti z vsemi področji hkrati. Smiselno je najprej urediti proces, pri katerem danes nastaja največ nepotrebnega dela, nato pa sistem širiti glede na dejanske potrebe podjetja.

Pri več projektih postane pomembna povezava med posameznimi področji. Podatek, ki nastane na gradbišču, lahko ostane uporaben za pisarno in vodstvo, ne da bi ga bilo treba ponovno iskati ali prepisovati. Več o tem prikazuje pregled programske opreme za gradbena podjetja.

Stavario ni klasičen računovodski ERP. Njegova glavna vloga je povezovanje vsakodnevnega poslovanja gradbišča, ljudi, projektov in pisarne. Podjetje mora zato pred izbiro najprej ugotoviti, ali želi reševati predvsem računovodstvo in ekonomiko ali informacije ter procese, ki nastajajo neposredno na gradbišču.

Izberite sistem, ki ga bo ekipa dejansko uporabljala

Manjše ali srednje veliko gradbeno podjetje ne potrebuje programske opreme z največ funkcijami. Potrebuje sistem, ki rešuje njegove glavne težave, deluje na gradbišču in daje pisarni uporabne informacije.

Začnite s procesi, pri katerih danes največkrat kličete, iščete, preverjate ali prepisujete. Nato izbrani sistem preizkusite na resničnem projektu skupaj z ljudmi, ki ga bodo dejansko uporabljali. Šele tak preizkus pokaže, ali programska oprema zmanjšuje administracijo ali jo samo premika v drugo aplikacijo.

Prava izbira je tista, pri kateri informacije nastanejo enkrat, ostanejo povezane s projektom in so pravočasno dostopne ljudem, ki jih potrebujejo.

Preizkusite Stavario na resničnem gradbišču

Izberite en projekt in preverite, kako lahko povežete gradbeni dnevnik, prisotnost, naloge, fotografije, opremo, skladišča in pisarno v skupnem sistemu.

Preizkusite Stavario brezplačnoDogovorite predstavitev

Povezane strani na Stavario

Cenik StavarioPrikaži

Preizkusite brezplačnoPrikaži