Kako voditi evidenco gradbenega materiala brez Excela, telefonskih klicev in iskanja po gradbiščih

Pri vodenju gradbenega podjetja pogosto ni največji problem to, da materiala ni. Problem je, da nihče ne ve natančno, kje je, koliko ga je ostalo in na katerem projektu se trenutno uporablja.

Nekaj materiala je v centralnem skladišču, nekaj na enem gradbišču, nekaj je bilo prestavljeno na drugo lokacijo, del pa je že porabljen. Informacije so medtem zapisane v Excelovi preglednici, na papirju, v sporočilih ali pa jih ima nekdo preprosto v glavi.

Dokler podjetje vodi eno manjše gradbišče, tak način morda še deluje. Ko pa istočasno poteka več projektov, se hitro pojavijo nepotrebna naročila, iskanje materiala, telefonski klici med gradbiščem in pisarno ter nejasno stanje zalog.

Kako torej vzpostaviti pregled nad gradbenim materialom, ne da bi ekipi naložili še več administracije?

Zakaj Excel pri več gradbiščih hitro postane problem

Excel sam po sebi ni slab pripomoček. Težava nastane, ko naj bi ena preglednica predstavljala trenutno stanje materiala na več lokacijah, čeprav se material med njimi nenehno premika.

Predstavljajte si običajno situacijo. Na gradbišču A potrebujejo material, za katerega vodja gradbišča meni, da ga ni več. Pisarna zato pripravi novo naročilo. Pozneje se izkaže, da je bil isti material pred nekaj dnevi prestavljen na gradbišče B, vendar sprememba ni bila vpisana v preglednico.

Material torej obstaja, vendar podjetje o njem nima zanesljive informacije. Pri takšnem načinu dela je treba vsak premik dodatno sporočiti in nato še pravilno prepisati:

centralno skladišče → gradbišče A → gradbišče B → centralno skladišče

Če se ena od teh sprememb ne zabeleži, podatki hitro izgubijo vrednost. Posledice niso samo napačne številke, ampak tudi naročanje materiala, ki ga podjetje že ima, zamude pri delu in nepotrebno usklajevanje med vodji gradbišč, skladiščem ter pisarno.

Pri dražjem materialu je pregled še pomembnejši

Pregled nad materialom ni samo vprašanje organizacije. Neposredno vpliva tudi na stroške projekta in na to, kako učinkovito podjetje uporablja že kupljene zaloge.

Ko material predstavlja pomemben del stroškov projekta, postane še pomembneje vedeti, kaj je podjetje že kupilo, kje se material nahaja in koliko ga je dejansko na voljo. Zanesljiva evidenca zato ne odgovarja samo na vprašanje »koliko imamo na zalogi?«, ampak tudi:

• Kje se material trenutno nahaja?
• Kateremu projektu je namenjen?
• Koliko materiala je bilo prejetega, izdanega ali porabljenega?
• Ali je bil material prestavljen na drugo gradbišče?
• Kaj se je vrnilo v skladišče?
• Kakšna je zgodovina posameznega premika?

Dobra evidenca spremlja lokacijo in gibanje materiala

Za učinkovito evidenco ni nujno potrebna zapletena logistika. Pomembno je predvsem, da se ključne spremembe beležijo na enem mestu in v trenutku, ko nastanejo.

Tipična pot materiala je lahko preprosta:

prevzem → centralno skladišče → izdaja → gradbišče A → premestitev → gradbišče B → vračilo

Če je ta pot evidentirana digitalno, vodji projekta ni treba klicati v skladišče in preverjati, ali je določen material še na voljo. Prav tako mu ni treba iskati zadnje različice Excelove preglednice. V sistemu lahko preveri trenutno količino, lokacijo in predhodne premike.

Prav zgodovina premikov je bistvena razlika med navadnim seznamom zalog in dejanskim upravljanjem materiala. Če materiala na določeni lokaciji ni več, je mogoče preveriti, kdaj in kam je bil prestavljen. Podjetje tako ne vidi le trenutnega stanja, ampak razume tudi, kako je to stanje nastalo.

Centralno skladišče in posamezna gradbišča zato ne bi smeli biti ločeni svetovi. Del materiala je shranjen v glavnem skladišču, drugi del se dostavi neposredno na projekt, presežek z enega gradbišča pa se lahko uporabi na drugem. Pred novim naročilom je smiselno najprej preveriti, ali se potreben material že nahaja drugje znotraj podjetja.

Evidenca mora nastajati tam, kjer se material premika

Sistem je uporaben samo toliko, kolikor so aktualni podatki v njem. Če mora zaposleni po premiku materiala počakati do večera, poklicati pisarno in prositi nekoga, naj popravi preglednico, se bodo podatki prej ali slej razlikovali od resničnega stanja.

Zato mora biti evidentiranje čim bližje dejanskemu delu. Ko je material prejet, izdan, prestavljen ali vrnjen, mora biti mogoče spremembo zabeležiti neposredno na gradbišču oziroma v skladišču, na napravi, ki jo odgovorna oseba že uporablja.

Cilj ni ustvariti dodatne administracije. Informacijo je treba vnesti enkrat, tam, kjer sprememba nastane. Če mora nekdo isti premik najprej zapisati na papir, nato poslati v sporočilu in ga nazadnje še prepisati v preglednico, digitalni postopek ni odpravil glavnega problema.

Pri izbiri sistema zato ni najpomembnejše število funkcij. Pomembno je, ali lahko ljudje na gradbišču osnovne premike zabeležijo hitro in ali pisarna takoj vidi isto informacijo.

Kako vzpostaviti evidenco materiala brez dodatne birokracije

Začetek ne zahteva popisa vsakega vijaka, cevi ali ostanka materiala. Bolj smiselno je začeti z enim skladiščem, enim aktivnim gradbiščem ali skupino materialov, pri katerih najpogosteje prihaja do pomanjkanja, nepotrebnih naročil ali nejasnih premikov.

Najprej določite, katere dogodke boste dosledno beležili. Za večino podjetij so to prevzem, izdaja, premestitev med lokacijami, poraba in vračilo. Nato določite, kdo je odgovoren za vnos posameznega dogodka. Če odgovornost ni jasna, bo tudi najboljši sistem sčasoma vseboval nepopolne podatke.

Postopek mora biti dovolj preprost, da ga je mogoče izvesti takoj. Pri vsakem premiku običajno zadostujejo podatek o materialu, količini, izvorni in ciljni lokaciji, projektu ter času premika. Podjetje lahko obseg evidence pozneje razširi glede na to, katere informacije dejansko potrebuje.

Po nekaj tednih je smiselno preveriti, pri katerih materialih se še vedno pojavljajo razlike med evidenco in resničnim stanjem. Tako je mogoče proces izboljševati na podlagi konkretnih težav, namesto da bi podjetje že na začetku uvedlo preveč pravil.

Kako lahko pri evidenci materiala pomaga Stavario

V Stavariu lahko gradbeno podjetje vodi skladišča in material v istem okolju kot projekte ter druge informacije o gradbišču. Evidentira lahko prejeme, izdaje in premike materiala ter spremlja trenutno stanje in zgodovino gibanja zalog.

To je pomembno predvsem pri več vzporednih projektih. Namesto ločenih preglednic za posamezna gradbišča lahko podjetje preveri, kje se material nahaja in h kateremu projektu je bil izdan. Skladišča tako niso ločena evidenca poleg preostalega poslovanja, ampak del istega operativnega sistema.

Stavario povezuje gradbišče, teren, pisarno in vodstvo podjetja. Podatki o materialu lahko ostanejo v istem okolju kot gradbeni dnevnik, evidenca delovnega časa, naloge, fotodokumentacija, sredstva, načrtovanje in poročila. Več o tem, kako so posamezna področja povezana, je na strani Programska oprema za gradbena podjetja.

Smisel digitalne evidence ni v tem, da Excel zamenjamo z bolj zapleteno aplikacijo. Smisel je, da imajo ljudje v pisarni in na gradbišču dostop do iste informacije ob istem času.

Manj iskanja, več pregleda nad projekti

Pri materialu se majhne netočnosti hitro seštevajo. En nezabeležen premik, eno nepotrebno naročilo ali ena informacija, ki je ostala v telefonskem pogovoru, morda sama po sebi ne predstavlja velike težave. Če pa podjetje istočasno vodi več gradbišč, se takšne situacije lahko ponavljajo vsak dan.

Dober sistem evidence zato ne pomeni več administracije. Pomeni predvsem manj vprašanj: kje je material, koliko ga imamo, kam je bil izdan in na katerem projektu se uporablja?

Ko so odgovori dostopni na enem mestu, je lažje načrtovati nabavo, uporabiti obstoječe zaloge in ohraniti pregled nad več projekti hkrati. Podjetje se lahko odloča na podlagi trenutnega stanja, ne na podlagi zadnje preglednice, spomina posameznika ali telefonskega klica.

Preverite, kje je vaš material, brez dodatnih preglednic

Povežite skladišča, material in projekte v enem sistemu. Preizkusite Stavario na resničnem gradbišču in preverite, koliko iskanja ter prepisovanja lahko odpravite.

Preizkusite Stavario brezplačnoDogovorite predstavitev

Povezane strani na Stavario

Cenik StavarioPrikaži

Preizkusite brezplačnoPrikaži