Stavíte dům, rekonstruujete nemovitost nebo zadáváte větší stavební zakázku. Realizační firma vám ale řekne, že elektronický stavební deník nepotřebuje a všechno si vede „postaru“.
Je to důvod k obavám?
Samo o sobě ne.
Odmítnutí elektronického deníku ještě neznamená, že firma něco skrývá. Může být zvyklá na papírovou dokumentaci, používat jiné digitální řešení nebo jednoduše nechtít měnit zavedené procesy.
Pro investora je důležitější jiná otázka:
Dokáže firma průběh stavby průběžně, přehledně a zpětně doložit?
Neřešte jen papír versus aplikaci
Elektronický stavební deník není automatickou zárukou kvalitní stavby.
Stejně tak papírový deník automaticky neznamená problém.
Rozdíl vzniká v tom, jak firma s informacemi pracuje.
Investor by měl být schopný zjistit například:
- co se na stavbě konkrétní den dělo,
- kdo byl na stavbě,
- jaké práce proběhly,
- jaké změny nastaly,
- zda existuje fotodokumentace,
- kdo zápis vytvořil,
- co bylo později upraveno nebo doplněno.
Důležitější než forma deníku je dohledatelnost historie stavby.
Proč může firma elektronický deník odmítat
Důvod nemusí být podezřelý.
Může jít například o:
- zvyk na papírový proces,
- neochotu měnit zavedený postup,
- nedostatečné proškolení lidí,
- používání jiného řešení,
- obavu z další administrativy.
Hlavní otázka pro firmu tedy zní:
> „Jak tedy zajistíte, že budeme zpětně vědět, co se na stavbě stalo?“
Samotné „nepoužíváme elektronický deník“ není varovný signál. Důležité je, co firma nabízí místo něj.
Co by si měl investor ověřit
Před podpisem smlouvy nebo zahájením stavby si ověřte především několik praktických věcí.
1. Jak zjistím, co se na stavbě konkrétní den dělo?
Zeptejte se, kde jsou denní záznamy a jak podrobné jsou.
Obecný zápis typu:
> „Pokračovaly stavební práce“
má při zpětné kontrole omezenou hodnotu.
Důležitější je kontext:
co se dělalo → kdo na stavbě pracoval → co se změnilo → jak stav vypadal
Dobrá dokumentace umožní vrátit se ke konkrétnímu dni i s odstupem několika měsíců.
2. Kde je fotodokumentace?
Fotografie v soukromém telefonu stavbyvedoucího nejsou totéž jako systematická fotodokumentace.
Ptejte se:
- jsou fotografie přiřazené ke konkrétnímu dni?
- je zřejmé, ke které části stavby patří?
- budou dohledatelné i později?
- dostane se k nim investor nebo dozor?
Fotografie má největší hodnotu tehdy, když známe její kontext.
3. Jak firma eviduje změny?
Na téměř každé stavbě se něco změní.
Důležité je dohledat:
- co se změnilo,
- kdy,
- proč,
- kdo změnu odsouhlasil,
- podle jaké informace se potom pokračovalo.
Rozhodnutí, které zůstane pouze v telefonátu nebo chatu, se po několika měsících obtížně rekonstruuje. Proto pomáhá, když jsou změny a navazující požadavky vedené na jednom místě, například v modulu Úkoly a požadavky.
Podstatná není jen změna samotná. Podstatná je její historie.
4. Jak poznám, kdo zápis vytvořil nebo změnil?
> „Když se k tomuto záznamu vrátíme za půl roku, poznáme, kdo ho vytvořil a co se s ním později dělo?“
Digitální prostředí může zpětné dohledávání autora, času a změn výrazně zjednodušit.
Digitální záznamy mohou výrazně zlepšit dohledatelnost historie informace.
5. Budu mít jako investor k informacím přístup?
Investor nemusí mít přístup ke každému internímu dokumentu realizační firmy.
Měl by ale předem vědět:
- které informace dostane,
- jak často,
- kde je najde,
- jak se dozví o významné změně,
- jak bude do procesu zapojen stavební dozor.
Přístup k informacím je nejlepší vyřešit ještě před zahájením stavby, ne až ve chvíli, kdy vznikne problém.
Kdy bych jako investor zbystřil
Samotný papírový deník není důvodem firmu odmítnout.
Pozornost si ale zaslouží kombinace situací, kdy:
- není jasné, kde jsou aktuální záznamy,
- fotky jsou pouze v soukromých telefonech,
- důležité změny se potvrzují pouze ústně,
- historii událostí je obtížné dohledat,
- není jasné, která informace je aktuální,
- při dotazu na jednu událost se odpověď skládá z několika různých míst.
To už není problém papíru versus aplikace. Je to problém řízení informací na stavbě.
Elektronický deník není nástroj proti realizační firmě
Dobře nastavená dokumentace pomáhá oběma stranám.
Realizační firma má lépe dohledatelné zápisy, fotografie a historii průběhu stavby.
Investor a dozor mají lepší kontext, snáze se vracejí ke konkrétní události a mají jasnější podklady pro komunikaci.
Cílem není hledat viníka. Cílem je mít společnou historii toho, co se na projektu skutečně stalo.
Jak do toho zapadá Stavario
Stavario nabízí Elektronický stavební deník, ve kterém lze pracovat s:
- denními zápisy,
- fotografiemi,
- autorem a časem záznamu,
- historií,
- informacemi k projektu,
- přístupem z mobilu i počítače.
Jak digitální deník funguje v praxi, popisuje článek Digitální stavební deník: jak funguje v praxi stavebních firem. Pokud řešení teprve vybíráte, pomůže Jak vybrat online stavební deník.
Nejdůležitější otázka není „Máte elektronický deník?“
Je to dobrá otázka.
Ještě důležitější ale je:
> „Když se za půl roku budeme potřebovat vrátit k tomu, co se dnes na stavbě stalo, dokážeme to rychle a spolehlivě dohledat?“
Pokud ano, firma má informační proces pravděpodobně dobře nastavený.
Pokud ne, stojí za to způsob evidence vyřešit dříve, než vznikne první problém.
Elektronický stavební deník nemá sloužit k hledání viníka. Má pomoci vytvořit společnou a dohledatelnou historii stavby.
Chcete mít průběh stavby lépe dohledatelný?
Podívejte se, jak Elektronický stavební deník Stavario propojuje zápisy, fotografie a informace z průběhu projektu na jednom místě.
Zjistit více o stavebním deníkuVyzkoušet Stavario
Související stránky na Stavario
Často kladené otázky
Josef Beneš
CEO Stavario
20+ let praxe ve stavebnictví
