Zásady zpracování osobních údajů online aplikace Stavario

verze 1.1.

1. Úvod a identifikace správce

Tento dokument představuje Zásady zpracování osobních údajů pro zákazníky a uživatele online aplikace Stavario, kterou provozuje společnost Vím o všem s.r.o., IČO: 06935338, se sídlem Smetanova 1249/6, 419 01 Duchcov, Česká republika (dále jen „společnost" nebo „Správce"). Společnost je správcem osobních údajů ve smyslu čl. 4 odst. 7 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů; dále jen „GDPR"). Tyto zásady se vztahují jak na zákazníky – podnikatele (B2B), tak na spotřebitele (B2C) – a na všechny fyzické osoby, které využívají aplikaci Stavario nebo s námi jinak vstupují do kontaktu.

Cílem tohoto dokumentu je srozumitelně vysvětlit, jaké osobní údaje o Vás jako subjektu údajů (tj. identifikované či identifikovatelné fyzické osobě) naše společnost shromažďuje a zpracovává při poskytování služeb, prodeji produktů, provozování internetových stránek a online aplikace Stavario, a při komunikaci s Vámi jako se stávajícím či potenciálním zákazníkem. Dále se dozvíte k jakým účelům a na jakém právním základě Vaše údaje využíváme, komu je případně předáváme, jaká práva Vám v souvislosti se zpracováním náleží a jak dlouho Vaše údaje uchováváme. Veškeré zpracování osobních údajů provádíme vždy v souladu s platnými právními předpisy na ochranu osobních údajů, zejména s Nařízením (EU) 2016/679 (GDPR; v Polsku označovaným též jako RODO), zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a relevantními polskými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

Postavení společnosti při zpracování údajů vložených uživateli

Při zpracování osobních údajů zákazníků a uživatelů aplikace pro vlastní účely vystupuje společnost Vím o všem s.r.o. jako správce osobních údajů. Pokud však Nabyvatel prostřednictvím Online aplikace ukládá a spravuje osobní údaje třetích osob a sám určuje účely a prostředky jejich zpracování, vystupuje společnost Vím o všem s.r.o. při poskytování příslušné služby jako zpracovatel těchto údajů. Konkrétní postavení jednotlivých subjektů při využití partnerských služeb je dále popsáno v těchto zásadách.

2. Jaké údaje shromažďujeme

Zpracováváme pouze takové osobní údaje, které jsou nezbytné pro naplnění stanovených účelů a poskytování našich služeb. Shromažďujeme zejména údaje, které nám sami poskytnete v rámci registrace, uzavření smlouvy či užívání aplikace, případně údaje získané z Vašeho používání našich služeb. V rámci aplikace jsou zpracovávány i údaje třetích osob, tedy konečných zákazníků uživatelů online aplikace Stavario, za řádné zpracování a informování o využití osobních údajů těchto osob nese vždy konkrétní uživatel online aplikace Stavario, kdy ke zpracování těchto osobních údajů dochází mimo sféru vlivu společnosti. Typicky zpracováváme následující kategorie osobních údajů:

1. Základní identifikační a adresní údaje. Zejména jméno, příjmení, obchodní firma (název společnosti), datum narození, IČO, DIČ, adresa trvalého pobytu, sídla nebo podnikání, případně korespondenční či fakturační adresa, a případně Váš (elektronický) podpis.
2. Kontaktní údaje. Zejména e-mailová adresa, telefonní číslo, případně kontaktní adresa či adresa Vašeho profilu na sociálních sítích.
3. Údaje o uživatelském účtu. Přihlašovací údaje potřebné pro přístup do aplikace (uživatelské jméno, heslo v zašifrované podobě) a případně další nastavení Vašeho účtu.
4. Údaje o využívání služby a transakční údaje. Informace o Vámi objednaných či využívaných službách a licencích, o provedených transakcích a platbách.
5. Údaje z komunikace a interakce. Záznamy vzájemné komunikace mezi Vámi a naší společností, ať už osobní, telefonické či písemné (e-mailová korespondence, chaty technické podpory apod.).
6. Technické údaje. Při používání našich webových stránek a aplikace dochází k automatickému sběru některých technických údajů – IP adresa, identifikátory cookies, údaje o prohlížeči a operačním systému, časy přístupů a protokoly o aktivitě.
7. Údaje zpracovávané na základě Vašeho souhlasu. Jedná se o údaje, které zpracováváme, pokud nám k tomu dobrovolně udělíte souhlas. Na základě souhlasu zpracováváme zejména:
   • údaje potřebné pro marketingové účely – například Vaše kontaktní údaje v případě, že souhlasíte se zasíláním obchodních sdělení (newsletterů, nabídek apod.) nebo s personalizovanou reklamou,
   • údaje o biometrickém podpisu, pokud v aplikaci využijete možnost elektronicky podepsat dokument.
8. Údaje související s partnerskými kalkulacemi. V případě dobrovolného využití Partnerské služby mohou být zpracovávány údaje obsažené v projektové dokumentaci, technické parametry stavby, lokalita projektu, parcelní číslo, identifikace katastrálního území, identifikátor poptávky a případně jméno a příjmení investora nebo dalších souvisejících osob. Rozsah zpracování je omezen na údaje nezbytné pro konkrétní účel. Údaje mohou představovat osobní údaje také tehdy, pokud umožňují nepřímou identifikaci fyzické osoby.

3. Jak údaje používáme (účely a právní základy zpracování)

Osobní údaje využíváme pro jasně stanovené účely, a to na základě některého z právních důvodů dle GDPR. Konkrétně Vaše osobní údaje využíváme k těmto účelům:

1. Poskytnutí našich služeb a plnění smlouvy. Primárně zpracováváme údaje proto, abychom s Vámi mohli uzavřít a následně řádně plnit smlouvu o poskytování služby. (Právní základ: plnění smlouvy.)
2. Správa uživatelského účtu a zákaznická podpora. Vaše údaje používáme ke zřízení a udržování Vašeho účtu v aplikaci a k poskytování technické podpory. (Právní základ: plnění smlouvy.)
3. Komunikace se zákazníky. Využíváme Vaše kontaktní údaje k průběžné komunikaci související s poskytováním služeb. (Právní základ: plnění smlouvy; oprávněný zájem.)
4. Zajištění funkčnosti a bezpečnosti aplikace. Vaše údaje zpracováváme za účelem udržování a zlepšování technického fungování softwaru. (Právní základ: oprávněný zájem.)
5. Fakturace a plnění zákonných povinností v oblasti účetnictví a daní. (Právní základ: plnění smlouvy a splnění právní povinnosti.)
6. Plnění dalších zákonných povinností. (Právní základ: splnění právní povinnosti.)
7. Vymáhání pohledávek a právní spory. (Právní základ: oprávněný zájem.)
8. Prevence podvodů a zneužití služeb. (Právní základ: oprávněný zájem.)
9. Nabídka a propagace našich služeb stávajícím zákazníkům. Pokud jste naším zákazníkem, můžeme Vaše kontaktní údaje využít k zasílání informací o našich nových službách či speciálních nabídkách. Každý e-mail obsahuje možnost jednoduchého odhlášení (opt-out). (Právní základ: oprávněný zájem – přímý marketing.)
10. Zasílání newsletterů a obchodních sdělení na základě souhlasu. Souhlas je dobrovolný a můžete jej kdykoli odvolat. (Právní základ: Váš souhlas.)
11. Personalizace obsahu a reklam. Údaje o Vašem používání aplikace a webu můžeme využít k přizpůsobení obsahu. (Právní základ: oprávněný zájem, případně souhlas.)
12. Analýzy a vývoj nových funkcionalit. K těmto účelům využíváme převážně agregované nebo anonymizované informace. (Právní základ: oprávněný zájem.)
13. Umožnění elektronického podepisování dokumentů. (Právní základ: Váš souhlas; následné uchování – oprávněný zájem.)
14. Zprostředkování partnerských materiálových kalkulací. Na základě aktivního požadavku oprávněného uživatele může být projektová dokumentace a nezbytné související údaje předána odbornému partnerovi za účelem přípravy materiálového výkazu, technického návrhu, kalkulace nebo cenové nabídky. Výsledek může být následně předán zpět do aplikace Stavario a zpřístupněn uživateli. Pokud při předání osobních údajů vložených Nabyvatelem vystupujeme jako zpracovatel, postupujeme na základě doloženého pokynu Nabyvatele a odpovídajícího smluvního ujednání. Právní základ zpracování osobních údajů třetích osob stanovuje příslušný správce. V rozsahu našeho vlastního zpracování osobních údajů souvisejících s vyřízením požadavku postupujeme podle odpovídajícího právního základu dle čl. 6 GDPR.
15. Kontrola duplicitních projektů. V rámci poskytování Partnerských služeb může odborný partner provádět ověření, zda ke konkrétní stavbě nebo projektu již neexistuje materiálová kalkulace, nabídka nebo poptávka v jeho vlastní evidenci. Pro toto ověření může být využito parcelní číslo, katastrální území nebo jiný nezbytný identifikátor projektu. Odborný partner při tomto porovnávání vystupuje jako samostatný správce, pokud určuje účely a prostředky tohoto zpracování. Zpracování osobních údajů pro kontrolu duplicit může být založeno na oprávněném zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR pouze tehdy, pokud jsou splněny podmínky tohoto právního základu, zejména nezbytnost zpracování a přiměřenost vůči právům a zájmům dotčených osob. Odborný partner odpovídá za splnění svých informačních povinností a za zákonnost tohoto zpracování.

4. S kým údaje sdílíme (příjemci osobních údajů)

Vaše osobní údaje nesdělujeme žádným třetím osobám pro jejich vlastní marketingové účely ani je neprodáváme. V rámci naší činnosti však využíváme služeb několika externích partnerů. Mezi hlavní kategorie příjemců patří:

1. Zpracovatelé – dodavatelé služeb pro společnost. Poskytovatelé IT služeb, analytických a marketingových nástrojů, platebních služeb, účetní a daňoví poradci, právní zástupci či externí obchodní zástupci.
2. Orgány veřejné moci. Vaše osobní údaje můžeme v nezbytném rozsahu poskytnout státním orgánům, pokud nám takovou povinnost ukládá zákon.
3. Další osoby v rámci zákonných důvodů. Za určitých okolností můžeme Vaše údaje sdílet s dalšími subjekty, pokud je to nezbytné k ochraně našich práv nebo majetku.
4. Právní nástupci společnosti. V případě prodeje či sloučení společnosti mohou být Vaše údaje převedeny na nového vlastníka.
5. Odborní partneři poskytující materiálové kalkulace. Na základě dobrovolného požadavku oprávněného uživatele mohou být projektová dokumentace a nezbytné související údaje předávány smluvním odborným partnerům za účelem přípravy materiálových výkazů, technických návrhů, kalkulací a cenových nabídek. Partnerem těchto služeb je zejména Wienerberger s.r.o. Při přípravě vlastních nabídek a kontrole duplicit ve vlastní databázi vystupuje tento partner jako samostatný správce osobních údajů v rozsahu, v němž určuje účely a prostředky zpracování. Předání údajů nezakládá automatické oprávnění k jejich využití pro nesouvisející přímý marketing.

Vaše údaje nepředáváme do třetích zemí mimo EU, ledaže jsou u příjemce splněna dodatečná opatření dle GDPR (podrobnosti viz oddíl 9 níže).

5. Jak lze údaje spravovat – Vaše práva

Jako subjekt údajů máte ve vztahu k námi prováděnému zpracování osobních údajů řadu práv, která Vám garantuje GDPR:

1. Právo na přístup k osobním údajům – požadovat potvrzení, zda zpracováváme Vaše údaje, a získat jejich kopii. (Čl. 15 GDPR.)
2. Právo na opravu nepřesných údajů – požadovat opravu či doplnění neaktuálních údajů. (Čl. 16 GDPR.)
3. Právo na výmaz („právo být zapomenut") – za určitých okolností požadovat výmaz Vašich údajů. (Čl. 17 GDPR.)
4. Právo na omezení zpracování – dočasně „zablokovat" zpracování Vašich údajů v určitých situacích. (Čl. 18 GDPR.)
5. Právo na oznámení opravy/výmazu/omezení – být informováni o provedených úpravách. (Čl. 19 GDPR.)
6. Právo na přenositelnost údajů – získat údaje ve strojově čitelném formátu. (Čl. 20 GDPR.)
7. Právo vznést námitku – kdykoli proti zpracování na základě oprávněných zájmů, zejména pro účely přímého marketingu. (Čl. 21 GDPR.)
8. Právo odvolat souhlas – kdykoli, bez zpětného dopadu. (Čl. 7 odst. 3 GDPR.)
9. Právo podat stížnost u dozorového úřadu – v ČR u Úřadu pro ochranu osobních údajů (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz), v Polsku u Urząd Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl). (Čl. 77 GDPR.)

Vaše práva můžete uplatnit kontaktováním Správce:

E-mailová adresa: info@stavario.com

Adresa pro písemné žádosti: Vím o všem s.r.o., Smetanova 1249/6, 419 01 Duchcov, ČR

Žádosti vyřizujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce od obdržení.

6. Automatizované zpracování a rozhodování

Při zpracování osobních údajů v naší společnosti nedochází k automatizovanému individuálnímu rozhodování, které by vůči Vám mělo právní účinky ve smyslu čl. 22 GDPR. Veškeré klíčové procesy jsou vždy posuzovány našimi pověřenými zaměstnanci.

Společnost využívá v rámci online aplikace Stavario vlastní systémy umělé inteligence (AI) za účelem zefektivnění vybraných procesů. AI systémy však v žádném případě nepřijímají právně závazná rozhodnutí bez lidského přezkumu. Uživatel má vždy možnost do výstupů zasáhnout nebo je upravit.

7. Cookies a podobné technologie

Cookies jsou malé textové soubory, které náš web nebo aplikace ukládá do Vašeho koncového zařízení. V rámci našich služeb používáme:

1. Nevyhnutelně nutné cookies. Zajišťují správné fungování webu a nelze je vypnout. Pro jejich použití nevyžadujeme Váš souhlas.
2. Analytické cookies. Pomáhají nám porozumět, jak návštěvníci pracují s webovými stránkami a aplikací (např. Google Analytics).
3. Marketingové cookies. Sledují Vaše preference a aktivity pro zobrazování relevantní reklamy. Používáme je pouze na základě Vašeho souhlasu.

Při první návštěvě webu jste upozorněni na využívání cookies a můžete spravovat své preference. Své nastavení můžete kdykoli později změnit. Podrobnější informace naleznete v našem samostatném dokumentu Zásady používání cookies.

8. Bezpečnost osobních údajů

Ochrana Vašich osobních údajů je pro nás absolutní prioritou. Zavedli jsme technická a organizační opatření v souladu s čl. 32 GDPR:

1. Technické zabezpečení IT systémů. Moderní šifrovací protokoly (HTTPS/TLS), firewally, antivirová ochrana, pravidelné zálohy.
2. Kontrola přístupu. K údajům mají přístup pouze pověření zaměstnanci dle principu „need-to-know".
3. Školení a politika ochrany dat. Pravidelná školení zaměstnanců v oblasti ochrany osobních údajů.
4. Testování a aktualizace. Průběžné testování a aktualizace bezpečnostních opatření.

9. Mezinárodní přenosy dat

Vaše osobní údaje zpracováváme převážně na území České republiky a v rámci Evropské unie. Pokud by nastala situace, že některé údaje potřebujeme přenést do „třetí země" mimo EU/EHP, zajistíme vždy některou z následujících záruk:

1. Rozhodnutí o odpovídající ochraně – předání do země se statusem „bezpečné země" dle rozhodnutí Evropské komise.
2. Standardní smluvní doložky – Standard Contractual Clauses (SCC).
3. Další záruky dle GDPR – závazná podniková pravidla, certifikační mechanismy apod.

Aktuálně k předávání Vašich osobních údajů mimo území EU/EHP systematicky nedochází.

10. Odpovědnost za vložené údaje uživatelem (B2B zpracování)

Pokud do aplikace Stavario ukládáte osobní údaje třetích osob, plní naše společnost roli zpracovatele a Vy (resp. Vaše firma) plníte roli správce osobních údajů. To s sebou nese povinnosti:

1. Zákonnost zpracování. Jste povinni zajistit, že veškeré osobní údaje třetích osob zpracováváte v souladu s GDPR.
2. Informační povinnost a souhlas subjektů údajů. Musíte si od dotčených třetích osob předem obstarat souhlas, je-li vyžadován.
3. Omezení při vkládání dat. Nesmíte do systému ukládat údaje, k jejichž zpracování nemáte odpovídající oprávnění (zejména citlivé údaje zvláštních kategorií bez výslovného souhlasu).

Společnost Vím o všem s.r.o. nenese odpovědnost za zpracování osobních údajů, které do aplikace Stavario vloží uživatel svým jménem a ve svém uživatelském účtu.

Předávání údajů v rámci Partnerských služeb

Pokud Nabyvatel prostřednictvím oprávněného uživatele požádá o zpracování partnerské materiálové kalkulace, odpovídá v postavení správce osobních údajů za to, že je oprávněn příslušné údaje pro tento účel zpřístupnit a že splnil odpovídající informační povinnosti vůči dotčeným osobám. Společnost Vím o všem s.r.o. provádí v postavení zpracovatele předání osobních údajů na základě doloženého pokynu Nabyvatele a v souladu s příslušným smluvním ujednáním.

Rozdělení odpovědnosti

Odpovědnost Nabyvatele za zákonnost vložených a zpřístupněných údajů nezbavuje společnost Vím o všem s.r.o. ani odborného partnera jejich vlastních zákonných povinností podle GDPR. Pokud odborný partner stanovuje vlastní účely a prostředky zpracování osobních údajů, odpovídá za takové zpracování v rozsahu svého postavení správce.

11. Doba uchování údajů

Osobní údaje uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu v souladu s principy čl. 5 GDPR:

1. Údaje o zákaznících. Po dobu trvání smluvního vztahu a následně 10 let od skončení roku, ve kterém došlo k ukončení smlouvy (požadavky zákona o účetnictví a zákona o DPH).
2. Údaje v účetních a daňových dokladech. 10 let od konce účetního období, kterého se týkají.
3. Komunikace a záznamy interakcí. Po dobu trvání smlouvy a následně 1–3 roky po jejím ukončení.
4. Marketingové údaje. Do odvolání souhlasu. U stávajících zákazníků po dobu trvání smluvního vztahu a 1–3 roky po jeho ukončení.
5. Údaje z cookies. Relační cookies se mažou po zavření prohlížeče. Trvalé cookies mají životnost obvykle 6–12 měsíců. Serverové logy uchováváme zpravidla 6 měsíců.
6. Údaje související s partnerskými kalkulacemi. Projektová dokumentace a související osobní údaje předané pro účely Partnerských služeb jsou zpracovávány po dobu nezbytnou k vyřízení příslušného požadavku a následně pouze v rozsahu a po dobu odpovídající zákonnému účelu jejich dalšího uchovávání. Při zpracování údajů jménem Nabyvatele se jejich uchovávání a výmaz řídí příslušným smluvním ujednáním a pokyny Nabyvatele. Pokud odborný partner vystupuje jako samostatný správce osobních údajů, určuje zákonnou dobu jejich uchovávání v souladu se svými povinnostmi podle GDPR a informuje o ní dotčené osoby.

Po uplynutí dob provádíme výmaz nebo anonymizaci osobních údajů.

12. Kontakty na dozorové orgány

13. Změny těchto zásad a jejich účinnost

Právní úprava i naše služby se mohou v čase vyvíjet, proto si vyhrazujeme právo tyto Zásady průběžně aktualizovat. O podstatných změnách Vás upozorníme předem vhodným způsobem – e-mailem nebo notifikací v aplikaci. Aktuální znění bude vždy dostupné na našich webových stránkách.

Tyto Zásady zpracování osobních údajů jsou platné a účinné od 31. 01. 2026 (verze 1.1).

Předchozí verze tohoto dokumentu jsou k dispozici u společnosti na vyžádání.