Když stavební firma vybírá software, snadno začne porovnávat jednu měsíční částku s druhou. Jeden systém uvádí cenu za uživatele, jiný za modul, další za projekt a u některých je potřeba vyžádat individuální nabídku. Výsledná čísla pak vypadají srovnatelně, i když každé zahrnuje něco jiného.
Levnější licence navíc nemusí znamenat nižší náklady pro firmu. Pokud lidé dál přepisují docházku, hledají fotografie, předávají úkoly přes zprávy a připravují reporty ručně, část nákladů pouze zůstala skrytá v jejich pracovním čase. Smyslem proto není najít nejnižší cenu v ceníku, ale zjistit, kolik bude stát celý způsob práce.
Ceníková částka není skutečná cena
Prvním krokem je pochopit cenový model. Některé systémy účtují každého uživatele bez ohledu na to, jak často se přihlašuje. Jiné pracují s aktivními uživateli, počtem projektů, objemem zakázek nebo balíčky funkcí. U modulárních systémů se k základní ceně přidávají pouze oblasti, které chce firma používat.
Rozdíl může být výrazný hlavně u stavebních firem, kde se systémem pracuje více skupin lidí. Stavbyvedoucí potřebuje úkoly, harmonogram a dokumentaci. Pracovníci v terénu mohou zadávat docházku nebo potvrzovat práci. Kancelář potřebuje podklady a vedení přehledy napříč projekty. Investor nebo subdodavatel může mít jiný typ přístupu.
Proto se před porovnáním nabídek ptejte, kdo se skutečně počítá jako placený uživatel. Ověřte také, zda cena platí pro jednu stavbu, všechny projekty firmy nebo jen určitý objem dat. Částka bez tohoto kontextu není použitelným podkladem pro rozhodnutí.
Co tvoří skutečnou cenu stavebního softwaru
Vedle licence je potřeba počítat i s funkcemi, které firma skutečně potřebuje. Samotný harmonogram může být levný. Jakmile ale přidáte úkoly, docházku, stavební deník, majetek, sklady, finance nebo investorský přístup, rozsah i cena se změní.
Druhou oblastí je zavedení. Někdo musí založit projekty, nastavit uživatele, role a oprávnění a vysvětlit lidem, co se bude evidovat. Pokud systém vyžaduje složité školení nebo každodenní správu, je potřeba do ceny započítat také tento čas.
Třetí oblastí je běžný provoz. Ptejte se na cenu podpory, úložiště, exportů, integrací a budoucího rozšíření. Důležité je také vědět, zda bude firma některé dosavadní aplikace platit dál. Nový systém může mít příznivou licenci, ale pokud nenahradí žádný stávající nástroj ani ruční práci, celkové náklady firmy neklesnou.
Porovnávejte stejný scénář firmy
Nejdříve si sestavte model vlastní firmy. Určete počet lidí, kteří budou systém pravidelně používat, počet souběžných staveb a oblasti, které chcete převést do jednoho prostředí. Teprve s tímto zadáním má smysl otevírat ceníky nebo žádat obchodní nabídky.
Modelový scénář může vypadat například takto:
- 20 aktivních uživatelů,
- několik souběžných staveb,
- plánování a úkoly,
- evidence docházky,
- stavební deník,
- evidence majetku,
- přístup z mobilu i počítače,
- základní přehledy pro vedení.
Stejné zadání pošlete každému dodavateli. U nabídky si nechte potvrdit, co je zahrnuto, co se připlácí a jak se cena změní při růstu počtu lidí nebo projektů. Pokud jeden systém zahrnuje pouze plánování a druhý také provozní evidenci, nelze jejich měsíční částky porovnat bez zohlednění rozdílného rozsahu.
Stejný princip platí při srovnání aplikací pro řízení stavebních projektů. Nejdříve porovnejte způsob práce a potřebné funkce. Teprve potom cenu.
Lze se vejít do 5 000 Kč měsíčně?
Bez konkrétní konfigurace to nelze spolehlivě určit. Rozhoduje počet aktivních uživatelů, požadované moduly a rozsah, ve kterém chce firma systém používat. Stejný rozpočet proto může být pro jednu firmu dostačující a pro jinou příliš nízký.
Nejpřesnější je zadat počet uživatelů a potřebné funkce přímo do aktuálního ceníku Stavario. Kalkulačka cenu průběžně přepočítá podle zvolené konfigurace.
Do porovnání následně zahrňte také náklady na ostatní aplikace, které firma používá dál. Rozpočet posuzujte podle celého provozního scénáře, ne jen podle jedné licence nebo modulu.
Kdy je samostatný nástroj opravdu levnější
Pokud firma potřebuje pouze jednoduchý harmonogram pro jednu stavbu, může být samostatný plánovací nástroj nejúspornější variantou. Není důvod platit širší systém, pokud docházka, dokumentace, majetek a další procesy fungují dobře jinde a jejich oddělení nepřidává práci.
Situace se mění, když stejná informace vzniká na více místech. Termín je v harmonogramu, úkol v jiné aplikaci, fotografie v telefonu a skutečný průběh se později dopisuje do stavebního deníku. Firma potom neplatí jen licence, ale také čas potřebný k přenosu, kontrole a dohledávání informací.
Při rozhodování si proto spočítejte, kolik aplikací nový systém skutečně nahradí. Zvažte také, kolik ruční práce odstraní a zda ho budou lidé v terénu opravdu používat. Levný software, který nepřijme tým nebo který vytvoří další vrstvu administrativy, může být ve výsledku dražší než propojené řešení.
Pokud řešíte především harmonogram a odpovědnost za práci, pomůže také článek Software pro plánování staveb: jak propojit Ganttův diagram s úkoly.
Jak do cenového porovnání zapadá Stavario
Stavario zveřejňuje aktuální způsob výpočtu i kalkulačku v ceníku. Firma si v ní zvolí odpovídající rozsah a uvidí orientační cenu podle právě platných podmínek. Článek proto nemusí opakovat částky ani pravidla, která se mohou v čase změnit.
Před použitím kalkulačky si firma musí ujasnit, které oblasti chce v systému řešit a kdo s nimi bude pracovat. Jen tak získá cenu pro vlastní provozní scénář a může ji porovnat s nabídkami ostatních dodavatelů ve stejném rozsahu.
Stavario propojuje stavbu, terén a kancelář. V jednom systému může pracovat s plánováním, úkoly, stavebním deníkem, docházkou, fotodokumentací, majetkem, sklady a reporty. Není ale nutné zavádět všechny části současně.
Pro menší nebo střední firmu může být rozumné začít oblastí, kde dnes vzniká nejvíc ruční práce. Jak postupovat při výběru rozsahu, podrobněji vysvětluje článek Jak vybrat software pro malou a střední stavební firmu.
Na co se zeptat před podpisem smlouvy
Před konečným rozhodnutím si od dodavatele nechte potvrdit:
- kdo se počítá jako placený uživatel,
- zda je cena za firmu, projekt nebo uživatele,
- které funkce a moduly jsou zahrnuté,
- kolik stojí zavedení a školení,
- jaká podpora je součástí ceny,
- jak je účtováno úložiště a export dat,
- jak se cena změní při růstu firmy,
- jak lze získat data při ukončení služby,
- zda lze řešení otestovat na skutečném projektu.
Důležitá není jen cena při podpisu. Firma potřebuje vědět, co se stane při přidání dalších pracovníků, staveb nebo modulů. Přehledný ceník má umožnit spočítat dnešní náklady i realistický další krok.
Shrnutí
Software pro řízení stavební firmy neporovnávejte pouze podle nejnižší měsíční částky. Nejdříve vytvořte stejný scénář počtu uživatelů, projektů a funkcí. Potom přidejte náklady na zavedení, podporu, úložiště a nástroje, které budou ve firmě pokračovat.
Zda se firma vejde do rozpočtu 5 000 Kč měsíčně, ukáže až konkrétní konfigurace v aktuální kalkulačce. Samotný cenový limit neříká, co bude v částce zahrnuto. Správná otázka proto nezní jen „Kolik software stojí?“, ale také „Jakou práci a kolik dalších nástrojů touto cenou skutečně nahradíme?“
Související stránky na Stavario
Spočítejte si cenu podle své firmy
Zadejte do kalkulačky rozsah, který vaše firma potřebuje. Získáte orientační cenu podle aktuálního ceníku Stavario.
Často kladené otázky
Josef Beneš
CEO Stavario
20+ let praxe ve stavebnictví
