Jak zavést CDE do stavební firmy: od pilotního projektu po běžný provoz

Pořídit CDE je jednoduché. Skutečně ho zavést do firmy už méně.

Nestačí vytvořit uživatelské účty, nahrát projektovou dokumentaci a oznámit týmu, že od pondělí se všechno řeší v novém systému.

Společné datové prostředí začne fungovat až ve chvíli, kdy lidé vědí, jaké informace do něj patří, kdo za ně odpovídá, která verze je platná a co se má stát předtím, než se podle dokumentu začne pracovat.

1. Nezačínejte softwarem. Začněte tokem informací

Nejdříve zjistěte, jak dnes informace skutečně procházejí firmou.

Projektant pošle výkres e-mailem. Přípravář ho uloží do složky. Stavbyvedoucí dostane kopii přes chat. Subdodavatel má starší PDF. Změna se potvrdí telefonicky.

Ptejte se:

• Kde vzniká oficiální dokument?
• Kdo ho kontroluje?
• Kdo ho schvaluje?
• Jak poznáme platnou revizi?
• Kdo informaci potřebuje?
• Kde zůstává historie změn?

Cílem není přenést současný chaos do nového systému. Cílem je odstranit místa, kde informace ztrácí jednoznačnost.

2. Vyberte pilotní projekt

CDE nezavádějte současně na všechny zakázky. Vyberte jeden projekt, na kterém si nový způsob práce ověříte.

Pilot by měl být:

• reprezentativní pro běžné projekty firmy,
• dostatečně komplexní, aby proces opravdu prověřil,
• ale ne projekt, který už od začátku hoří.

Pilot není test, jestli funguje software. Je to test, jestli funguje váš způsob práce.

3. Nastavte strukturu dřív, než nahrajete dokumenty

Neotevírejte nové CDE jen proto, abyste do něj překopírovali staré složky.

Předem určete:

• strukturu projektu,
• typy dokumentace,
• způsob označování dokumentů,
• práci s revizemi,
• základní stavy informací.

Struktura má být dostatečně jednoduchá, aby jí rozuměl i člověk, který se do systému nepřihlašuje desetkrát denně.

4. Nastavte role a oprávnění

Ne každý účastník projektu potřebuje vidět všechno. A už vůbec ne všechno měnit.

Rozhodněte:

• kdo vytváří dokument,
• kdo ho upravuje,
• kdo kontroluje,
• kdo schvaluje,
• kdo má pouze přístup ke čtení,
• jaká práva dostávají externí účastníci.

Technické oprávnění není totéž jako procesní odpovědnost. To, že uživatel může kliknout na „Schválit“, ještě neznamená, že má podle firemních pravidel dokument schvalovat.

Rozdělení odpovědností rozebírá článek Kdo má BIM a CDE ve firmě řídit: role, odpovědnosti a koordinace.

5. Nastavte jednoduché workflow

Základní princip může vypadat takto:

Na začátku nevytvářejte deset stavů a komplikované schvalovací řetězce. Workflow musí být pochopitelné i člověku na stavbě.

Pozná člověk během několika sekund, zda podle této dokumentace může pracovat?

Pokud ne, proces je pravděpodobně příliš komplikovaný.

6. Přesuňte jen informace, které skutečně potřebujete

Nové CDE nemusí být archivem celé historie firmy.

U pilotního projektu určete:

• které dokumenty se mají převést,
• která verze je aktuální,
• kdo správnost dat ověří.

Nepřenášejte automaticky tisíce starých souborů bez kontroly.

Nové prostředí nemá začínat informačním nepořádkem ze starého systému.

7. Školte lidi podle reálných situací

Nevysvětlujte uživatelům všechny funkce systému. Školení postavte na skutečných situacích:

• Potřebuji najít platný výkres.
• Přišla nová revize.
• Potřebuji dokument připomínkovat.
• Musím něco schválit.
• Připojuje se nový subdodavatel.
• Na stavbě jsem našel nesrovnalost.

Uživatel nepotřebuje znát celé CDE. Potřebuje vědět, co má udělat ve své konkrétní roli.

8. Sledujte, kde lidé CDE obcházejí

Během pilotu nesledujte jen technické chyby. Sledujte i chování lidí:

• posílají si dokumenty dál e-mailem?
• vznikají paralelní složky?
• vrací se komunikace do WhatsAppu?
• lidé nevědí, který stav dokumentu použít?
• externí dodavatelé si vytvářejí vlastní kopie?

Obcházení systému nemusí znamenat „špatné uživatele“. Může ukazovat, že proces je příliš složitý, chybí správná oprávnění, workflow nedává smysl nebo školení nebylo dostatečné.

9. Pilot vyhodnoťte a proces upravte

Po skončení první fáze pilotu zjistěte:

• co lidé skutečně používají,
• kde proces drhne,
• kde vzniká duplicitní práce,
• co je zbytečně komplikované,
• která pravidla chybí,
• co je potřeba změnit před dalším projektem.

Cílem pilotu není potvrdit původní návrh. Cílem je najít, co musíte upravit.

10. Z pilotu vytvořte opakovatelný standard

Teprve po pilotu má smysl nový způsob práce rozšiřovat dál. Firma by měla mít připravený jednoduchý standard:

• jak založit nový projekt,
• jak vytvořit strukturu dokumentace,
• jak nastavit role,
• jak přidat externí účastníky,
• jak fungují revize,
• jak probíhá schvalování,
• kdo prostředí spravuje,
• jak se zaškolí nový uživatel.

V této chvíli se z pilotu stává běžný firemní proces.

Jak poznat, že CDE skutečně funguje

• Lidé vědí, kde je platná dokumentace.
• Aktuální verzi není nutné dohledávat v e-mailu.
• Starší revize zůstávají dohledatelné.
• Je jasné, kdo dokument kontroluje a schvaluje.
• Externí účastníci mají správně omezené přístupy.
• Informace se nepřenášejí paralelně přes několik různých kanálů.
• Nový člen projektu se dokáže rychle zorientovat.
• Způsob práce lze zopakovat i na další zakázce.

Jak do toho zapadá Stavario

Stavario nabízí společné datové prostředí pro správu projektové dokumentace a spolupráci nad stavebním projektem.

Ve Stavario lze pracovat například s projektovou dokumentací, verzemi, přístupy interních i externích účastníků a návazností na další části každodenního řízení stavby.

Více najdete v přehledu CDE ve Stavario nebo v článku Co je CDE.

Dobře zavedené CDE není další aplikace

Dobře zavedené CDE poznáte podle toho, že lidé nemusí pokaždé přemýšlet: „Kde je aktuální výkres?“, „Komu mám změnu poslat?“, „Je tato verze schválená?“

Proces jim odpověď poskytne sám. CDE se tím přestává chovat jako další úložiště dokumentů a stává se běžnou součástí řízení projektu.

Dobře zavedené CDE není systém, který firma vlastní. Je to způsob práce, který dokáže opakovat na každém dalším projektu.

Chcete si práci v CDE vyzkoušet na vlastním projektu?

Podívejte se, jak Stavario pracuje s projektovou dokumentací, verzemi a spoluprací jednotlivých účastníků stavby.

Zjistit více o CDE ve StavarioVyzkoušet Stavario

Související stránky na Stavario

Přehled produktuZobrazit

AI asistentZobrazit

Ceník StavarioZobrazit

Vyzkoušet zdarmaZobrazit