Projekty

Zapisanie pierwszego projektu to początek pracy z dziennikiem budowy. W module Projekty rejestrowani są m.in. klienci i ich dostęp do aplikacji.

Łączy ona następujące agendy:

Przegląd projektów
Faktury
Dokumenty
Klienci

W trakcie użytkowania zapis projektu uzupełniany jest o indywidualne zapisy, faktury, a zwłaszcza fotografie.

Projekt

Przegląd projektów

Rejestrowanie podstawowych danych dotyczących projektu, współrzędnych GPS w celu śledzenia obecności oraz rejestrowanie statystyk dotyczących kontynuacji projektu.

Uwaga: Prosimy o dokładne wypełnienie informacji o projekcie. Są one źródłem danych dla eksportu dziennika budowy.

Wskazówka: Jeśli jesteś nowym użytkownikiem aplikacji i chcesz przechwycić rekordy dla więcej niż jednego projektu, wykonaj import zbiorczy.

Masowe importowanie rekordów projektu

Procedura:

W otwartej agendzie "Przegląd projektu" naciśnij przycisk " Importuj rekordy".
W wyświetlonym formularzu pobierz przykładowy szablon z przygotowaną strukturą danych. Zrób to Wymagane pola są oznaczone gwiazdką.
Wczytać wypełniony i zapisany szablon importu za pomocą przycisku "Import". .

Zmiana zapisu

Procedura:

W otwartym porządku obrad "Projekty - przegląd projektów" skupić się na wierszu projektu.
Naciśnij przycisk "Edytuj ten rekord " i edytować wartości rekordów.
Zakończ, naciskając .

Usuwanie wpisu

Procedura:

W otwartym porządku obrad "Projekty - przegląd projektów" skupić się na wierszu projektu.
Naciśnij przycisk "Usuń rekord " .
Potwierdzić komunikat systemowy.

Przesyłaj zdjęcia hurtowo

Ta funkcja umożliwia przesyłanie zdjęć z zewnętrznej pamięci masowej do projektów. Poszczególne zdjęcia są automatycznie przypisywane do projektów dzięki rejestracji GPS.

Procedura:

W otwartym porządku obrad "Projekty - przegląd projektów" naciśnij przycisk .
Wybierz żądane zdjęcia z komputera.
Zakończ, naciskając .

Uwaga: Jeśli projekt nie jest utworzony nie można przypisać zadań pracownikom, ponieważ nie będą ich widzieć.

Projekt indywidualny

Projekty są istotnym elementem dziennika budowy. Dzięki projektom wiesz wszystko o trwającej budowie. Faktury, pogoda, zdjęcia - masz to wszystko razem. Spróbujmy dodać nowy projekt.

Ustanowienie projektu

Procedura:

W menu głównym kliknij na "Projekty - przegląd projektów" i naciśnij przycisk .
W wyświetlonym formularzu "Informacje podstawowe" wypełnij niezbędne informacje. Jako minimum należy określić Nazwę i Lokalizację.
Zakładka "Odpowiedzialni użytkownicy" zaznacz osobę lub osoby, które będą odpowiedzialne za realizację projektu. W tym miejscu wyświetlane są rekordy z zakładki "Ustawienia - Użytkownicy" . Wybór osoby kluczowej jest obowiązkowy.
W pozostałych zakładkach kartoteki projektu znajdują się dodatkowe zapisy i informacje, którym przyjrzymy się poniżej.
Zakończ, naciskając .

Rekord projektu może być w każdej chwili edytowany i uzupełniany. W tym przypadku należy nacisnąć przycisk "Edytuj ten rekord " w wierszu danego projektu.

Wraz z projektem składany jest zazwyczaj dziennik budowy. Zaznacz opcję tworzenia na zakładce "Informacje podstawowe - tworzenie dziennika budowy" . Utworzony w ten sposób dziennik jest wyświetlany w module Dziennik budowy.

Zakładki projektu

Przyjrzyjmy się bardziej szczegółowo poszczególnym zakładkom projektu.

Zakładka Informacje podstawowe

Przegląd najważniejszych informacji o projekcie, w szczególności o firmach, uczestnikach i lokalizacji obiektu.

Status - Nowy projekt zawsze rozpoczyna się ze statusem aktywnym, co pozwala na wstawianie i edycję rekordów związanych z projektem. Po zakończeniu prac projekt można zablokować zmieniając status na "Ukończony".
Pokaż pracow nikom - jeśli masz jakichś pracowników na projekcie, wybierz "Tak".
Kod budynku* - kod pod którym prowadzisz projekt, automatycznie numerowany 001, 002, 003, ....
Nazwa budynku* - nazwa budynku, która ma być zapisana w dzienniku budowy.
Klient - Nazwa klienta lub firmy, która ma być wpisana do dziennika budowy.
Generalny projekt ant - Nazwa projektanta lub firmy, która ma być wpisana do dziennika budowy.
Wyszukiwanie na mapie - adres, pod którym znajduje się projekt (można mieć do 4 pozycji dla jednego projektu).

Zakładka Użytkownicy odpowiedzialni

Użytkownicy aplikacji, którzy są odpowiedzialni za ten projekt i jego zarządzanie w aplikacji. Ten projekt jest dostępny dla wszystkich wybranych użytkowników.

Zakładka Odbiorcy powiadomień

Użytkownicy aplikacji, którzy będą powiadamiani przez system o zmianach w tym projekcie. Użytkownik zobaczy powiadomienie na tablicy ogłoszeń.

Zakładka Uwagi

Zakładka pozwala na zapisywanie notatek tekstowych związanych z projektem. Wstawienie notatki odbywa się poprzez wpisanie jej w pole tekstowe i zapisanie wpisu.

Zakładka Faktury

Na tej zakładce nadpisywane/wyświetlane są zapisy faktur utworzone tutaj lub w agendzie Faktury. Fakturę można dodać do projektu tutaj. Jak dodać fakturę dowiesz się w dziale Faktury.

Zakładka Dokumenty

Ewidencja wszystkich dokumentów związanych z tym projektem. Dokumenty mogą być edytowane, sortowane i importowane. Informacje na temat przepływów pracy związanych z zarządzaniem dokumentami znajdują się w sekcji Dokumenty.

Zakładka Zadania

Zapis wszystkich zadań rozwiązanych w ramach tego projektu. Na karcie można zarządzać i wprowadzać zadania. Przepływy pracy dla pracy z Zadaniami można znaleźć tutaj.

Zakładka Pogoda

W zakładce zapisywane i wyświetlane są aktualne rekordy pogodowe dla miejsca realizacji projektu. Równocześnie oferowana jest prognoza pogody na kolejne dni.

Zakładka Zdjęcia

W tej zakładce dostępna jest cała dokumentacja wizualna. Pozwala na przesyłanie, kategoryzowanie, przeglądanie, pobieranie na komputer i pracę ze zdjęciami.

Jak dodać nowe zdjęcie:

Kliknij na pole "Drop files to upload" i wybierz zdjęcia, które chcesz przesłać (możesz też przesuwać zdjęcia w ramce za pomocą myszki).
Jeśli chcesz, aby zdjęcie znalazło się w jakiejś kategorii, wpisz w polu "Nowa kategoria" nazwę nowej kategorii lub wybierz istniejącą kategorię z listy rozwijanej poniżej.
Kliknij na "Zapisz" .
Możesz bezpośrednio wyświetlić przesłane zdjęcia klientowi za pomocą przycisku "Zaznacz wszystko dla klienta" . Możesz również wybrać je pojedynczo, najeżdżając na miniaturkę obrazu.

Zapisz zmiany za pomocą przycisku .

Pobieranie zdjęć:

Pojedyncze zdjęcia można pobrać za pomocą ikony w podglądzie zdjęcia.
Aby pobrać zdjęcia hurtowo, użyj przycisków "Oznacz wszystko" i "Pobierz zdjęcia".

Usuwanie zdjęć:

Aby usunąć zdjęcie, użyj ikony w podglądzie zdjęcia.

Zakładka Raport projektu

Z zakładki można bezpośrednio wejść do modułu Raporty. Więcej o raportach można dowiedzieć się tutaj.

Zakończenie projektu

Po zakończeniu projektu można go zamknąć w systemie dopiero po opłaceniu wszystkich faktur przypisanych do tego projektu. Uwaga: ma to na celu ustawienie faktury jako "Płatne" , nie jest to sprawdzenie wpłaty dokonanej przez bank. Aby zakończyć projekt, należy użyć pola "Status - Zakończony" lub w przeglądzie projektu za pomocą przełącznika.

Faktury

Aby wyświetlić zapisy wszystkich faktur projektu, należy w menu głównym wybrać "Projekty - Faktury" .

Aby pobrać faktury z innego systemu, należy dokonać ustawień w "Ustawienia - Ustawienia podstawowe" w "Pobierz faktury" . Alternatywnie, prosimy o kontakt z naszym działem obsługi klienta.

Twoje biuro rachunkowe ma dostęp do zapisów w aplikacji jako użytkownik z jasno określonym zakresem uprawnień i dostępu. Ustawienie to można wprowadzić w "Ustawienia - Użytkownicy - Role użytkowników" .

Opis ustawień:

Wyświetlanie zestawienia - umożliwia użytkownikowi przeglądanie zestawienia/listy faktur
Widok zapisu - pozwala na otwarcie poszczególnych zapisów faktury
Utwórz rekord - pozwala użytkownikowi na tworzenie nowych faktur, ale nie
Pełna edycja - pozwala użytkownikowi na pełną kontrolę nad już utworzonymi zapisami faktur
Edycja - umożliwia użytkownikowi ograniczoną kontrolę nad już utworzonymi zapisami faktur
- Edycja: Nazwa
- Edit: Płatne
- Edit: Zakończone
- Edit: Przełożone
- Edycja.
- Edycja: Data transakcji podlegającej opodatkowaniu
- Edit: Termin realizacji
- Edit: Przez użytkownika
- Edit: DLA UŻYTKOWNIKÓW
- Edit: Nowy komentarz
- Edit: Pozycje
- Edit: Dostawca
- Edit: Data przyjęcia
- Edit: Symbol zmienny
- Edit: Temat
- Edycja: Szczegóły zlecenia płatniczego
- Edit: Praca z plikami
Usuń rekord - pozwala użytkownikowi na usunięcie poszczególnych rekordów faktury
Dziennik zmian - pozwala użytkownikowi na przeglądanie historii zmian w fakturach

Wykaz faktur

Ekran główny pokazuje uporządkowany przegląd rekordów. Otrzymujesz szybki przegląd statusu swoich faktur.

Istnieje możliwość filtrowania pomiędzy rekordami, w szczególności fakturami "otrzymał/wydał" i należne za konkretny projekt. Możesz zmienić właściwości rekordu faktury bezpośrednio z głównego przeglądu. Wystarczy kliknąć na ikonę, aby ustawić zapis faktury jako "Gotowe". , "Płatne" , "Odłożone" lub "Booked" .

Ewidencja faktur może być pobierana pojedynczo, ale można też pobierać ją hurtowo z systemu ERP. Importowane rekordy z systemu ERP są podświetlone na żółto.

Praca z zapisami

Rekord faktury zawiera podstawowe informacje identyfikujące dostawcę, poszczególne pozycje faktury, termin płatności, a także powiązanie z projektem. Dzięki temu można szybko zorientować się w kosztach projektu.

Podstawowe informacje

Karta Informacje podstawowe zawiera następujące informacje:

Nazwa* - wpisz tutaj nazwę faktury, aby móc ją później wykorzystać.
Zarezerwowane - status faktury.
Zapłacony - status faktury.
Zakończone - status faktury.
Odroczenie - status faktury.
Data dostawy podlegającej opodatkowaniu - data wydania nabywcy towarów z faktury
Termin płatności - tutaj ustawiasz termin płatności faktury (faktury przeterminowane będą oznaczone na czerwono).
Pliki - prześlij tutaj wymagane faktury (obsługiwane formaty to PDF, JDG, PNG).
Od użytkownika - informacja. kto utworzył fakturę w systemie Stavario
Dla użytkownika - informacja dla kogo została utworzona faktura w Stavario (pojawi się na jego pulpicie)
Nowy komentarz - tutaj możesz wprowadzić uwagi i komentarze do faktury
Pozycje - wprowadź pozycje faktury, cenę, stawkę VAT i przypisz do projektu

Dalsze informacje

Dostawca - tutaj możesz wypełnić dane dostawcy/odbiorcy faktury.
Data otrzymania - tutaj można wpisać datę otrzymania/wystawienia faktury.
Symbol zmiennej - pole na symbol zmiennej.
Temat - kolumna nie służąca absolutnie żadnemu celowi

Szczegóły dotyczące zlecenia płatniczego

Rachunek obciąż eniowy - numer rachunku obciążeniowego
Rachunek kredytowy - numer rachunku kredytowego
Termin płatności - do kiedy faktura powinna zostać opłacona, po upływie terminu płatności faktura zostanie podświetlona na czerwono
Nazwa beneficjenta - nazwa odbiorcy faktury
Komunikat dla beneficjenta - Notatka dla beneficjenta
Symbol zmiennej - pole dla symbolu zmiennej
Symbol stały - pole dla symbolu stałego
Symbol szczególny - pole dla symbolu szczególnego

Dziennik zmian

W dzienniku zmian można zobaczyć historię wszystkich zmian dokonanych w zapisie faktury. Można więc łatwo dowiedzieć się, kiedy np. Twoje biuro rachunkowe oznaczyło zapis faktury jako "Płatne" lub " Booked" .

Faktura otrzymana lub wystawiona

Faktury Received tworzone są z kwotą dodatnią, natomiast Issued z kwotą ujemną.

Dodawanie nowego rekordu

W agendzie "Faktury" naciśnij przycisk .
Wypełnij dane w wyświetlonym formularzu:
1. Podstawowe informacje
2. Dalsze informacje
3. Szczegóły dotyczące zlecenia płatniczego
Zakończ, naciskając .

Zmiana zapisu

Na liście faktur wybierz zapis, który chcesz skorygować.
Naciśnij "Edytuj rekord ".
Dokonaj niezbędnych zmian i kliknij na .

Przygotowanie dokumentów do bankowości internetowej - zlecenia płatności

Zaznacz faktury, które mają być pobrane do pliku.
Naciśnij .
Plik jest pobierany na komputer.

Uwaga: Zlecenia płatności powstają na podstawie zapisów wprowadzonych w szczegółach faktury. Dlatego zwróć uwagę przy ich zapisywaniu.

Pobierz podsumowanie faktury w formacie XLS

Przegląd faktur dotyczących projektu można wygenerować w formacie XLS. Utworzona tabela zawiera podstawowe informacje oraz dane z faktur.

Funkcja Generuj XLS odzwierciedla różne ustawienia tabeli:

Eksport wszystkich rekordów w raporcie
Eksport oznaczonych rekordów
Eksport przefiltrowanych rekordów

Faktury na tablicy ogłoszeń w aplikacji

Gdy użytkownik zaloguje się do aplikacji, wyświetlana jest tablica z komunikatami. Jedna z zakładek na tej tablicy pokazuje faktury za Twoje projekty w trakcie realizacji. Możliwe jest również zarządzanie fakturami z poziomu pulpitu nawigacyjnego, np. odłożyć do późniejszego przejrzenia. Kliknij na nazwę faktury, aby pobrać załącznik (elektroniczną formę dokumentu) na swój komputer.

Dokumenty

W module "Projekty" służy do zarządzania i wprowadzania wszystkich dokumentów dla projektów. W menu rozwijanym wybierz "Dokumenty" do dalszych działań.

Praca z zapisami

Dokumenty mogą być sortowane w folderach według typu rekordu. Na przykład folder Dokumentacja Projektowa, Budżet i Zestawienie Prac, raporty przekazania lub dokumenty kontraktowe.

Możesz edytować i zarządzać listą dokumentów. Możesz uporządkować foldery tak, aby ważne dokumenty były zawsze na wierzchu i widoczne. Możesz również filtrować listę dokumentów, na przykład wszystkie oczekujące dokumenty dotyczące jednego projektu.

Dodawanie nowego folderu

W porządku obrad "Dokumenty" naciśnij przycisk .
W terenie "Typ rekordu" wybierając z menu rozwijanego "Folder" .
Wypełnij nazwę folderu, np. "Protokoły transferowe" .
Zakończ, naciskając .

Folder ma na liście wyróżnioną czcionkę i towarzyszy mu znacznik "+" dla lepszej orientacji.

Dodawanie nowego dokumentu

W agendzie "Dokumenty" wskaż folder, w którym chcesz dołączyć dokument.
Naciśnij przycisk "Dodaj rekord do folderu " .
W terenie "Typ rekordu" wybierz z menu rozwijanego "Rekord" .
Wypełnij pole "Tytuł" .
Pole "Rozwiązany" Ustawiane w zależności od statusu rekordu.
Wybierz datę wygaśnięcia wybierając z kalendarza.
Wypełnij pole projekt wybierając z rozwijanego menu zgodnie z przynależnością do projektu.
Wybierając z komputera w polu "Pliki" pole, aby wybrać konkretny plik, który ma zostać przesłany do aplikacji.
Kontynuuj, wybierając w polach "Od użytkownika" , odpowiednio. "Dla użytkowników (na tablicy ogłoszeń)" .
"Dla pracowników (tworzy zadanie)" wybierz z rozwijanego menu.
Do pudełka "Nowy komentarz" W polu tym można wpisać komentarz tekstowy.
Opcjonalnie wypełnij ustawienia dokumentu do wyświetlania Klientom.
- Pokazać klientom - Tak/Nie
- Dla klienta (do podpisania) - któremu klientowi należy wyświetlić dokument do podpisania. Po zapisaniu rekordu do osoby zostanie wysłany e-mail. Dokument zostanie również wyświetlony w interfejsie aplikacji klienckiej.
- Szablon e-maila dla powiadomienia o wy gaśnięciu dokumentu dla klienta - jaki e-mail jest wysyłany do klienta po wygaśnięciu dokumentu
- Opcja zamówienia rozwiązania - Tak/Nie - włączenie w swoim interfejsie opcji zamówienia rozwiązania przez klienta
Zakończ, naciskając .

Dodaj dokument do folderu

W porządku obrad "Dokumenty" skupić się na folderze, do którego chcesz dołączyć dokument.
Naciśnij przycisk "Dodaj rekord do folderu " .
Wypełnij pole "Tytuł" .
Pole "Rozwiązany" Ustawiane w zależności od statusu rekordu.
Wybierz "datę ważności" wybierając z kalendarza.
Pole "Projekt". wypełnić wybierając z rozwijanego menu zgodnie z przynależnością do projektu.
Wybierając z komputera w polu "Pliki" w polu wybierz konkretny element, który ma zostać przesłany do aplikacji.
Kontynuuj, wybierając w polach "Od użytkownika" , odpowiednio. "Dla użytkowników (na tablicy ogłoszeń)" .
"Dla pracowników (tworzy zadanie)" wybierz z rozwijanego menu.
Do pudełka "Nowy komentarz" W polu tym można wpisać komentarz tekstowy.
Opcjonalnie wypełnij ustawienia dokumentu, który ma być wyświetlany klientom.
Jeśli wymagany jest podpis klienta, wybierz przedstawiciela z rozwijanego menu. Po zapisaniu rekordu do osoby zostanie wysłany e-mail. Dokument zostanie również wyświetlony w interfejsie aplikacji klienckiej.
Zakończyć naciskając przycisk "Zapisz" .

Zmiana parametrów dokumentu nad listą

Na liście dokumentów i folderów można użyć przycisków radiowych do ustawienia właściwości. Na przykład. Ustaw dokument jako oczekujący / rozwiązany. Zarządzanie wyświetlaniem dokumentów dla inwestorów jest również szybkie i łatwe.

Zarządzanie folderami

Zmiana kolejności folderów

Wyceluj w wiersz folderu, który chcesz przenieść.
Kliknij na ikonę "Move ".
W wyświetlonym formularzu, w polu Move wybierz opcję Move "Przed". .
W kolejnym polu należy wybrać folder, przed który zostanie przeniesiony rekord.
Zakończ, naciskając .

Aby dodać dokument do folderu

Dokumenty nieskategoryzowane można później przenieść do własnego folderu.

Wyznacz wiersz dokumentu, który ma być przeniesiony do określonego folderu. Naciśnij przycisk "Przesuń się " .
W polu Move wybierz "Zrób". .
W kolejnym polu wybierz folder docelowy.
Zakończ, naciskając .

Usuwanie folderu

Uwaga: Ten krok jest nieodwracalny i spowoduje usunięcie wszystkich dokumentów w folderze.

Na liście dokumentów wybierz folder, który chcesz usunąć.
Naciśnij przycisk "Usuń " .
Potwierdzić komunikat programu.