Digitalizacja vs.
sekretarka
Dzięki cyfryzacji firmy pozbędziesz się zbędnych formalności, odzyskasz wgląd w to, co dzieje się w terenie i zyskasz czas na sensowną pracę. Ale w rzeczywistości wielu budowlańców nie lubi zbytnio komputerów i oprogramowania. I choć podejrzewają, że cyfryzacja ułatwi im życie, sięgają po sprawdzoną opcję - zatrudniają panią do pomocy. Może to zadziała na chwilę, ale tylko odsunie w czasie rozwiązanie problemu. Przeczytaj, w jaki sposób cyfrowa jest lepsza od templatki i jak zacząć.
Najpierw wyjaśnijmy sobie pojęcia. W tekście przeczytacie o digitalizacji. Mamy na myśli wprowadzenie nowoczesnych technologii do życia firmy. Ale nie mamy na myśli skomplikowanych systemów, które kosztują miliony koron, a do ich skonfigurowania potrzebna jest pomoc kilkunastu konsultantów.
Sami jesteśmy budowlańcami, dlatego do cyfryzacji firmy podchodzimy pragmatycznie. Pisząc o technologii, mamy na myśli inteligentne, a zarazem łatwe w obsłudze narzędzia. Aplikacje, które mogą obsługiwać nawet murarze na budowie, a jednocześnie mają potencjał, by w ciągu kilku miesięcy zmienić działanie firmy na lepsze.
Nie zrobią ci kawy. Ale poza tym Stavario jest znacznie lepszym pomocnikiem niż templariusze w biurze.
Kiedy tracisz orientację, pani Marie wkracza do akcji.
Niemal każdy właściciel firmy budowlanej dochodzi do etapu, w którym zajmuje się pierwszym ostatnim, ale nadal nie ma wglądu w to, co dzieje się w firmie. Zbyt często okazuje się, że:
- zaginęły narzędzia lub materiały,
- dziennik budowy od dwóch miesięcy siedzi w urzędzie bez żadnego wpisu,
- pracownicy oszukują na frekwencji,
- praca jest warta wykonania, bo ktoś czegoś nie zrobił,
- kontrakty nie zarabiają pieniędzy.
Wszystko jest chaotyczne, sytuacja jest bardzo wymagająca psychicznie i budowniczy zdaje sobie sprawę, że powinien coś zrobić. On po prostu nie ma czasu ani energii.
W takim momencie mało kto zobowiąże się do radykalnego cięcia. Jest to dość naturalne, że budowniczy wybiera rozwiązanie, które sprawdziło się u niego w przeszłości. Kiedy był zajęty na budowie, zatrudnił człowieka do pomocy. Obcokrajowiec podał swoją cenę, założył kombinezon, chwycił za łopatę i zrobił to, co trzeba było zrobić. Dlaczego więc nie miałoby się to sprawdzić w biurze.
Piszesz więc ogłoszenie lub pytasz znajomych, a jeśli masz szczęście, pani Marie pojawi się w twoim towarzystwie. Wyjaśniasz jej, czego potrzebujesz, a ona zabiera się do pracy. Na przykład organizuje zdjęcia z budowy, sprawdza raporty i pomaga w przygotowaniu ofert. Wygląda to obiecująco, pani Marie:
- ma doświadczenie administracyjne,
- pracuje kilka godzin w tygodniu, tzw. na umowie, więc nie kosztuje to dużo pieniędzy,
- uśmiechy
- i robi dobrą kawę.
Jeśli temp. jest poręczna, to faktycznie przez chwilę poczujesz ulgę. Podejmiesz się nowych kontraktów, zajmiesz się sprawami operacyjnymi i... szybko okazuje się, że zaginął kolejny element oprzyrządowania, a dziennik budowy nie został ponownie wpisany.
Nadal nie wiesz co tak naprawdę dzieje się w firmie, a zysk z kontraktu jest w jednostkach procentowych. Albo wyruszasz na poszukiwanie kolejnej Pani Marii, albo przyznajesz sam przed sobą: nie zajmuję się przyczynami chaosu, gaszę tylko jego skutki.
Zamiast Pani Marii, wprowadzamy procesy i digitalizujemy
Przyczyną problemów jest często brak procesów i narzędzi. A jeśli masz ich w swojej firmie, to nie stosując się do nich.
Chcesz mieć przykład z praktyki? Na przykład nie masz ustalonej procedury, jak, kiedy i komu kierownik budowy powinien zgłaszać problemy, gdy materiały nie docierają. Jeśli nie masz procesów i narzędzi, polegasz na jednostce, aby wykonać rzeczy. Jeśli ma się szczęście do ludzi, to biznes działa. Ale im więcej masz pracowników, tym większa szansa, że ktoś zaniedba swoje obowiązki - a niestety nawet sumienna pani Marie nie uratuje dnia.
Pani Marie nie potrafi nawet poradzić sobie z faktem, że kierownik budowy nie prowadzi właściwej ewidencji obecności, ani nie potrafi zapewnić lepszego przeglądu wydatków i dochodów. Systematyzacja i digitalizacja pomogą Ci w rozwijającej się firmie. To jedyny sposób:
- otrzymujesz przegląd przepływów pieniężnych, pracowników, dostawców i narzędzi,
- pozbyć się papierkowej roboty,
- będziesz wiedział, kto ma co robić,
- poprawić komunikację z inwestorami,
- osiągniesz zastępowalność w firmie i będziesz mógł bez stresu wyjechać na wakacje.
Wyjaśnij swoje oczekiwania
Po pierwsze, określ czego oczekujesz od zmiany. Zadawaj pytania takie jak:
- co chcę osiągnąć,
- co chcę robić na komputerze lub w telefonie komórkowym, a czego zdecydowanie nie chcę digitalizować,
- mniej więcej ile pieniędzy chcę w to zainwestować,
- jak ma wyglądać mój dzień pracy, kiedy wszystko jest ustawione.
Następnie opisz dla siebie, jak do tej pory radziłeś sobie z różnymi agendami. Na przykład, jak przebiegała organizacja współpracy z zewnętrznym dostawcą? Jak przebiega zakup, magazynowanie i dystrybucja materiałów? Ile osób jest zaangażowanych w planowanie frekwencji?
Nie daj się wciągnąć w szczegóły. Opisz punkty kryzysowe i skup się na sytuacjach, w których dostrzegasz największe problemy. Z doświadczenia wiemy, że zwykle tak jest:
Jako właściciel firmy masz tę przewagę, że nie musisz nikogo innego przekonywać o przydatności digitalizacji. Zalecamy jednak, abyś omówił swoje zamiary z kimś zaufanym. Przynajmniej taka dyskusja pozwoli wyjaśnić sobie słabe punkty.
Wypróbuj go sam i nie daj się przytłoczyć funkcjom
Na rynku dostępnych jest mnóstwo inteligentnych narzędzi. Niektóre są darmowe, inne kosztują Cię setki tysięcy miesięcznie. Zawsze zależy to od wielkości firmy, ilości licencji, gwarantowanego wsparcia czy solidności całego systemu.
Jeśli zdecydujesz się na oprogramowanie oparte na opłatach, zwykle spotkasz się z modelem: Płacę opłatę za uruchomienie go, a następnie płacę opłatę cykliczną. Dzięki temu autorzy oprogramowania gwarantują jego funkcjonalność, nadal je rozwijają, a Ty nie musisz się martwić o administrację i utrzymanie. Jesteś płacącym użytkownikiem - tak jak w przypadku korzystania z MS Excel.
Wybierając odpowiednie narzędzie, dowiedz się, jeśli autorzy oferują demo na których można przetestować aplikację. Na ogół korzystnie jest, gdy:
- narzędzie pozwala na zarządzanie wieloma agendami, więc nie trzeba do każdego problemu używać czegoś innego,
- nie musisz ustawiać tysięcy parametrów,
- nie płacisz za funkcje, których nie używasz,
- Narzędziem można sterować z komputera, tabletu lub telefonu komórkowego,
- można łatwo wytłumaczyć pracownikom budowlanym, jak to działa.
Skup się na tzw. szybkie wygrane, szybkie korzyści dla firmy
Po wypróbowaniu dema, wróć do swoich początkowych oczekiwań. Czy czujesz, że narzędzie pomoże Ci osiągnąć Twoje cele? Czy rozluźni ręce i da trochę odetchnąć? Jeśli tak, to jesteś na dobrej drodze.
Jak już wspomnieliśmy, cyfryzacja to proces. A zmiana nie następuje z dnia na dzień. Musisz wytłumaczyć pracownikom nową funkcję i podkreślić, jakie korzyści przyniesie im korzystanie z niej.
Dlatego na początku skup się na digitalizacji agendy, w której szybko zobaczysz efekty. Jeśli zdecydujesz się na Stavario , polecamy zacząć od dziennika budowy lub frekwencji. W ciągu kilku tygodni zobaczysz, jak Twój biznes zmienia się pod Twoimi rękami, a Ty zaczniesz oddychać swobodniej.
