Digitalizácia vs.
pani na výpomoc
Digitalizáciou firmy sa zbavíte zbytočného papierovania, vráti sa vám prehľad o dianí v teréne a získate čas na zmysluplnú prácu. Lenže v reáli nemá veľa stavárov počítača a softvér príliš v láske. A hoci tušia, že im digitalizácia uľahčí život, siahnu po vyskúšanom variante – najmú pani na výpomoc. Chvíľku to možno funguje, ale vyriešenie problému tým iba odsunú. Prečítate si, v čom je digitalizácia lepšia ako brigádnici a ako s ňou začať.
Najprv si ujasníme pojmy. V texte sa dočítate o digitalizácii. Rozumieme tým zavádzanie moderných technológií do života firmy. Ale nemáme na mysli komplikované systémy, ktoré stoja milióny korún as ich nastavením potrebujete pomôcť od tucta konzultantov.
Sami sme stavbári, preto sa na digitalizáciu firmy pozeráme pragmaticky. Keď píšeme o technológiách, myslíme tým múdre, ale zároveň užívateľsky jednoduché nástroje. Aplikácie, ktoré zvládnu ovládať aj murári na stavbe, a napriek tomu majú potenciál premeniť za pár mesiacov fungovanie firmy k lepšiemu.
Kafe vám neuvarí. Ale inak je Stavario o dosť lepší pomocník ako brigádnici v kancelárii.
Keď stratíte prehľad, nastupuje pani Mária
Snáď každý majiteľ stavebnej firmy sa dostane do fázy, kedy rieši prvý posledný, ale napriek tomu nemá o dianí vo firme prehľad. Až príliš často zistí, že:
- zmizlo náradie alebo materiál,
- stavebný denník leží dva mesiace v kancelárii bez akéhokoľvek zápisu,
- zamestnanci podvádzajú s dochádzkou,
- práca stojí, pretože niekto niečo neurobil,
- zákazky nezarábajú.
Vo všetkom je chaos, situácia je psychicky veľmi náročná a stavbár si uvedomuje, že by mal niečo urobiť. Lenže na to nemá čas alebo energiu.
V takej chvíli sa len málokto odhodlá pre radikálny rez. Je celkom prirodzené, že stavbár zvolí riešenie, ktoré sa mu osvedčilo v minulosti. Keď mal veľa práce na stavbe, prijal človeka na výpomoc. Externista si povedal cenu, obliekol montérky, chopil sa lopaty a urobil, čo bolo potrebné. Tak prečo by to nemalo fungovať aj v kancelárii.
Napíšete teda inzerát alebo sa spýtate známych, a keď máte šťastie, objaví sa u vás vo firme pani Mária. Vysvetlíte jej, čo potrebujete, a ona sa pustí do práce. Organizuje napríklad fotky zo stavieb, kontroluje výkazy a pomáha s prípravou ponúk. Vyzerá to sľubne, pani Mária:
- má skúsenosti s administratívou,
- pracuje pár hodín týždenne tzv. na dohodu, takže nestojí veľa peňazí,
- usmieva sa
- a robí dobrú kávu.
Pokud je brigádník šikovný, skutečně se vám na chvilku uleví. Priberiete nové zákazky, pustíte sa do prevádzkových vecí a... čoskoro bohužiaľ znova zistíte, že zmizol ďalší kus náradia a do stavebného denníka opäť nikto nič nenapísal.
Stále neviete, čo sa vo firme reálne deje, a zisk zo zákazky sa pohybuje v jednotkách percent. Buď sa pustíte do hľadania ďalšej pani Márie, alebo si priznáte: neriešim príčiny chaosu, len hasím dôsledky.
Namiesto pani Márie zaveďte procesy a digitalizujte
Príčinou problémov býva absencia procesov a nástrojov. A ak ich vo firme máte, tak ich nedodržiavanie.
Chcete príklad z praxe? Nemáte potrebné stanovené, ako, kedy a komu má stavbyvedúci hlásiť problémy, keď nedorazí materiál. Pokiaľ nemáte procesy a nástroje, spoliehate sa na to, že si jednotlivec poradí. Ak máte šťastie na ľudí, firma funguje. Ale čím viac zamestnancov u vás pracuje, tým sa zvyšuje šanca, že sa na svoje povinnosti niekto vykašle - a ani svedomitá pani Mária to bohužiaľ nezachráni.
Pani Mária si neporadí ani s tým, že stavbyvedúci nevedie správne dochádzku, a nezaistí vám ani lepší prehľad o výdavkoch a príjmoch. V rastúcej firme vám pomôže systematizácia a digitalizácia. Jedine tak:
- získate prehľad o cashflow, zamestnancoch, dodávateľoch a náradí,
- zbavíte sa zbytočného papierovania,
- budete vedieť, kto má čo robiť,
- zlepšíte komunikáciu s investormi,
- dosiahnete vo firme zastupiteľnosti a budete môcť bez stresu vyraziť napríklad na dovolenku.
Ujasnite si očakávania
Najprv si definujte, čo od zmeny očakávate. Položte si otázky ako:
- čo chcem dosiahnuť,
- čo všetko chcem riešiť cez počítač alebo cez mobil, a čo digitalizovať určite nechcem,
- koľko peňazí do toho chcem približne investovať,
- ako má vyzerať môj pracovný deň, keď sa všetko podarí nastaviť.
Potom si sám pre seba popíšte, ako ste rôzne agendy riešili doteraz. Ako ste napríklad postupovali pri dohováraní spolupráce s externým dodávateľom? Ako prebieha nákup, skladovanie a rozvoz materiálu? Koľko ľudí je zapojených do plánovania dochádzky?
Nezabrednite do detailov. Popíšte krízové miesta a sústreďte sa na situácie, kde vnímate najväčšie problémy. Zo skúsenosti vieme, že to obvykle býva:
Ako majiteľ firmy máte výhodu, že o užitočnosti digitalizácie nemusíte presviedčať nikoho ďalšieho. Ale odporúčame, aby ste sa o svojom zámere pobavili s niekým, komu dôverujete. Minimálne si takouto diskusiou sám pre seba ujasníte slabé miesta.
Skúste si to nanečisto a nenechajte sa zahltiť funkciami
Na trhu je k dispozícii množstvo šikovných nástrojov. Niektoré sú zadarmo, iné vás vyjdú na stovky tisíc každý mesiac. Vždy záleží na veľkosti firmy, množstve licencií, garantovanej podpore alebo robustnosti celého systému.
Ak sa rozhodnete pre spoplatnený softvér, obvykle sa stretnete s modelom: Zaplatím poplatok za sprevádzkovanie a nastavenie, potom hradím pravidelné čiastky. Autori softvéru vďaka tomu garantujú jeho fungovanie, naďalej ho rozvíjajú a vy sa nemusíte starať o správu a údržbu. Ste platiaci užívateľ – podobne, ako keď používate napríklad MS Excel.
Pri výbere vhodného nástroja si zistite, či autori ponúkajú demo, na ktorom si aplikáciu vyskúšate. Všeobecne je výhodné, keď:
- nástroj umožňuje správu viacerých agend a vy nemusíte na každý problém používať niečo iné,
- nemusíte zložito nastavovať tisíce parametrov,
- neplatíte za funkcie, ktoré nevyužívate,
- nástroj môžete ovládať z počítača, tabletu aj mobilu,
- fungovanie ľahko vysvetlíte aj robotníkom na stavbe.
Zamerajte sa na tzv. quick wins, rýchle prínosy pre firmu
Po vyskúšaní dema sa vráťte k prvotným očakávaniam. Máte pocit, že vám nástroj pomôže dosiahnuť vytúžené ciele? Uvoľní vám ruky a dá vám trochu vydýchnuť? Ak áno, ste na správnej ceste.
Ako sme už spomínali, digitalizácia je proces. A zmena nenastane za deň. Musíte novinku vysvetliť zamestnancom a zdôrazniť, aké budú mať z jej používania výhody.
Preto sa zo začiatku zamerajte na digitalizáciu takej agendy, pri ktorej rýchlo uvidíte výsledky. Pokiaľ sa rozhodnete pre Stavario, odporúčame začať so stavebným denníkom alebo s dochádzkou. Behom pár týždňov uvidíte, ako sa vám firma mení pod rukami a vy začnete voľnejšie dýchať.
