Digitalizace vs.
paní na výpomoc
Digitalizací firmy se zbavíte zbytečného papírování, vrátí se vám přehled o dění v terénu a získáte čas na smysluplnou práci. Jenže v reálu nemá spousta stavařů počítače a software příliš v lásce. A ačkoli tuší, že jim digitalizace usnadní život, sáhnou po vyzkoušené variantě – najmou paní na výpomoc. Chvilku to možná funguje, ale vyřešení problému tím pouze odsunou. Přečtete si, v čem je digitalizace lepší než brigádníci a jak s ní začít.
Nejprve si ujasníme pojmy. V textu se dočtete o digitalizaci. Rozumíme tím zavádění moderních technologií do života firmy. Ale nemáme na mysli komplikované systémy, které stojí miliony korun a s jejich nastavením potřebujete pomoct od tuctu konzultantů.
Sami jsme stavaři, proto se na digitalizaci firmy díváme pragmaticky. Když píšeme o technologiích, myslíme tím chytré, ale zároveň uživatelsky jednoduché nástroje. Aplikace, které zvládnou ovládat i zedníci na stavbě, a přesto mají potenciál proměnit za pár měsíců fungování firmy k lepšímu.
Kafe vám neuvaří. Ale jinak je Stavario o dost lepší pomocník než brigádníci v kanceláři.
Když ztratíte přehled, nastupuje paní Marie
Snad každý majitel stavební firmy se dostane do fáze, kdy řeší první poslední, ale přesto nemá o dění ve firmě přehled. Až příliš často zjistí, že:
- zmizelo nářadí nebo materiál,
- stavební deník leží dva měsíce v kanceláři bez jakéhokoli zápisu,
- zaměstnanci podvádějí s docházkou,
- práce stojí, protože někdo něco neudělal,
- zakázky nevydělávají.
Ve všem je chaos, situace je psychicky velmi náročná a stavař si uvědomuje, že by měl něco udělat. Jenže na to nemá čas nebo energii.
V takové chvíli se jen málokdo odhodlá pro radikální řez. Je docela přirozené, že stavař zvolí řešení, které se mu osvědčilo v minulosti. Když měl hodně práce na stavbě, přijal člověka na výpomoc. Externista si řekl cenu, oblékl montérky, chopil se lopaty a udělal, co bylo potřeba. Tak proč by to nemělo fungovat i v kanceláři.
Napíšete tedy inzerát nebo se poptáte známých, a když máte štěstí, objeví se u vás ve firmě paní Marie. Vysvětlíte jí, co potřebujete, a ona se pustí do práce. Organizuje třeba fotky ze staveb, kontroluje výkazy a pomáhá s přípravou nabídek. Vypadá to slibně, paní Marie:
- má zkušenosti s administrativou,
- pracuje pár hodin týdně tzv. na dohodu, takže nestojí moc peněz,
- usmívá se
- a dělá dobré kafe.
Pokud je brigádník šikovný, skutečně se vám na chvilku uleví. Přiberete nové zakázky, pustíte se do provozních věcí a... brzy bohužel znovu zjistíte, že zmizel další kus nářadí a do stavebního deníku opět nikdo nic nenapsal.
Pořád nevíte, co se ve firmě reálně děje, a zisk ze zakázky se pohybuje v jednotkách procent. Buď se pustíte do hledání další paní Marie, nebo si přiznáte: neřeším příčiny chaosu, jen hasím důsledky.
Místo paní Marie zaveďte procesy a digitalizujte
Příčinou problémů bývá absence procesů a nástrojů. A pokud je ve firmě máte, tak jejich nedodržování.
Chcete příklad z praxe? Nemáte třeba stanovené, jak, kdy a komu má stavbyvedoucí hlásit problémy, když nedorazí materiál. Pokud nemáte procesy a nástroje, spoléháte na to, že si jednotlivec poradí. Máte-li štěstí na lidi, firma funguje. Ale čím víc zaměstnanců u vás pracuje, tím se zvyšuje šance, že se na na své povinnosti někdo vykašle – a ani svědomitá paní Marie to bohužel nezachrání.
Paní Marie si neporadí ani s tím, že stavbyvedoucí nevede správně docházku, a nezajistí vám ani lepší přehled o výdajích a příjmech. V rostoucí firmě vám pomůže systematizace a digitalizace. Jedině tak:
- získáte přehled o cashflow, zaměstnancích, dodavatelích a nářadí,
- zbavíte se zbytečného papírování,
- budete vědět, kdo má co dělat,
- zlepšíte komunikaci s investory,
- dosáhnete ve firmě zastupitelnosti a budete moct bez stresu vyrazit třeba na dovolenou.
Ujasněte si očekávání
Nejprve si definujte, co od změny očekáváte. Položte si otázky jako:
- čeho chci dosáhnout,
- co všechno chci řešit přes počítač nebo přes mobil, a co digitalizovat určitě nechci,
- kolik peněz do toho chci přibližně investovat,
- jak má vypadat můj pracovní den, když se všechno podaří nastavit.
Poté si sám pro sebe popište, jak jste různé agendy řešil doposud. Jak jste třeba postupoval při domlouvání spolupráce s externím dodavatelem? Jak probíhá nákup, skladování a rozvoz materiálu? Kolik lidí je zapojených do plánování docházky?
Nezabředněte do detailů. Popište krizová místa a soustřeďte se na situace, kde vnímáte největší problémy. Ze zkušenosti víme, že to obvykle bývá:
Jako majitel firmy máte výhodu, že o užitečnosti digitalizace nemusíte přesvědčovat nikoho dalšího. Ale doporučujeme, abyste se o svém záměru pobavil s někým, komu důvěřujete. Minimálně si takovou diskuzí sám pro sebe ujasníte slabá místa.
Zkuste si to nanečisto a nenechte se zahltit funkcemi
Na trhu je k dostání spousta chytrých nástrojů. Některé jsou zdarma, jiné vás vyjdou na stovky tisíc každý měsíc. Vždycky záleží na velikosti firmy, množství licencí, garantované podpoře nebo robustnosti celého systému.
Pokud se rozhodnete pro zpoplatněný software, obvykle se setkáte s modelem: Zaplatím poplatek za zprovoznění a nastavení, poté hradím pravidelné částky. Autoři softwaru díky tomu garantují jeho fungování, nadále ho rozvíjejí a vy se nemusíte starat o správu a údržbu. Jste platící uživatel – podobně, jako když používáte třeba MS Excel.
Při výběru vhodného nástroje si zjistěte, jestli autoři nabízejí demo, na kterém si aplikaci vyzkoušíte. Obecně je výhodné, když:
- nástroj umožňuje správu více agend a vy nemusíte na každý problém používat něco jiného,
- nemusíte složitě nastavovat tisíce parametrů,
- neplatíte za funkce, které nevyužíváte,
- nástroj můžete ovládat z počítače, tabletu i mobilu,
- fungování snadno vysvětlíte i dělníkům na stavbě.
Zaměřte se na tzv. quick wins, rychlé přínosy pro firmu
Po vyzkoušení dema se vraťte k prvotním očekáváním. Máte pocit, že vám nástroj pomůže dosáhnout kýžených cílů? Uvolní vám ruce a dá vám trochu vydechnout? Pokud ano, jste na správné cestě.
Jak jsme už zmínili, digitalizace je proces. A změna nenastane za den. Musíte novinku vysvětlit zaměstnancům a zdůraznit, jaké budou mít z jejího používání výhody.
Proto se ze začátku zaměřte na digitalizaci takové agendy, u které rychle uvidíte výsledky. Pokud se rozhodnete pro Stavario, doporučujeme začít se stavebním deníkem nebo s docházkou. Během pár týdnů uvidíte, jak se vám firma mění pod rukama a vy začnete volněji dýchat.
