Wykorzystaj sezon zimowy
aby przenieść swój biznes
Koparki i samochody dostawcze zaparkowane w garażu, narzędzia w magazynie, a pracownicy w domu z rodzinami. Przełom roku ma tendencję do swobodniejszego działania w branży budowlanej. A właściciele firm mają czas, by wreszcie odetchnąć. Niektórzy nawet wyłączają na kilka dni telefony komórkowe i oczyszczają głowę. Odpocznij też trochę, zasługujesz na to. Ale po tym wszystkim wypróbuj sprytny program, który zaoszczędzi Ci wiele nerwów i popchnie Twój biznes do przodu.
Wyobraź sobie, że jesteś właścicielem firmy budowlanej, w której wszystko idzie dobrze. Pracownicy są zadowoleni i wiedzą co mają robić. Inwestorzy płacą faktury i polecają Cię swoim znajomym. Twoja komórka nie dzwoni sto razy dziennie z wściekłymi telefonami, pieniądze wpływają, a Ty masz czas na strategiczne rzeczy, dla rodziny i dla siebie.
Dojście do tego etapu rozwoju firmy zajmuje wiele lat i niestety wielu przedsiębiorców nigdy tam nie dociera. Ale jeśli zaangażujesz się w strategiczną zmianę, szybciej zbudujesz sprawnie działającą firmę. Według budowniczych sezon zimowy jest idealny na taki ruch.
Sezon zimowy. To dobry moment, aby zająć się sprawami, które od dawna doprowadzają właścicieli firm budowlanych do szału.
Na początku, wiesz o każdym bloku
Po założeniu działalności handlowej lub gospodarczej wszystko robi się samemu. Starasz się o zamówienia, transportujesz materiały na plac budowy, mieszasz zaprawę, organizujesz współpracę z innymi dostawcami i wystawiasz faktury. Masz wgląd we wszystko.
Niezależnie od tego, w jakim biznesie działasz, starasz się przetrwać przez pierwsze kilka lat. Masz kilka prac, pełny terminarz i wszystko załatwiasz przez telefon. Często dobrze znasz swoich inwestorów, znasz każdy młotek czy blok. Wszystko jest pod Twoją kontrolą i to od Ciebie zależy, czy dobrze wykonasz swoją pracę.
"Budowlańcy są przyzwyczajeni do zaufania na tym etapie rozwoju firmy. Wszystko uzgadniają osobiście i jeśli jest do załatwienia, to załatwiają. Jeśli potrzebują pomocy z zewnątrz, to jest to księgowy, stolarz, hydraulik lub podobny jednorazowy specjalista," wyjaśnia Josef Beneš, właściciel firmy budowlanej Stav-idea i założycielka aplikacji Stavario.
Masz więcej zamówień, ale tracisz orientację
Jeśli dobrze to zrobisz, Twój biznes będzie się rozwijał. Przyjmiesz więcej kontraktów, zatrudnisz ludzi i kupisz maszyny. Masz do czynienia z dużo szerszym programem - powiedział. Obecność bezpieczeństwa, księgowości, serwisu czy reklamy. To dużo i czujesz, że stopniowo tracisz doskonały przegląd tego, co dzieje się w firmie.
"Zdajesz sobie sprawę, że nie wiesz, co się dzieje w placówkach. Dni spędzasz w samochodzie, z telefonem przy uchu i tracisz kontakt z dostawcami. Brakuje ci informacji o tym, kto co dostarcza, w czym jest dobry i na co zwracać uwagę," opisuje Josef Beneš.
Wielu budowlańców zdaje sobie sprawę, że w ich firmie brakuje procesów i nie mają odpowiednich narzędzi, które ułatwiłyby im pracę. Dowodzi tego dyrektor zarządzający firmy Zelené kolo Tomáš Barták, który projektuje i buduje ogrody.
"Projektujemy i wykonujemy ogrody w Czechach i Niemczech. Nasza praca jest na pograniczu ogrodnictwa i budownictwa. Mamy 10 podstawowych pracowników oraz pracowników tymczasowych i specjalistów, takich jak hydraulicy czy stolarze w trakcie sezonu" - mówi Tomáš Barták, dyrektor zarządzający Zelené kolo.
"Mieliśmy narzędzie frekwencyjne, które działało na odcisk palca. Ale to działało tylko w biurze. Ludzie często są w terenie, więc wtedy trzeba było napisać dane. A podobny bałagan mieliśmy na zdjęciach z budowy. Najpierw były przechowywane na kartach pamięci w różnych aparatach, potem przesiedliśmy się na telefony komórkowe, ale zdjęcia były układane na chmurze. To był po prostu chaos". Tomáš Barták wspomina niedawne czasy.
W podobnej sytuacji znalazł się właściciel firmy JVVZ Jan Váňa, która zajmuje się instalacjami elektrycznymi. "Od dłuższego czasu wykorzystujemy w firmie systemy i aplikacje, które ułatwiają nam prowadzenie działalności. Teren był jednak nieco chaotyczny. Nie mieliśmy żadnej widoczności. Na przykład podczas sprzątania magazynu odkryliśmy, że czegoś brakuje. Albo dowiedzieliśmy się, że na jednej budowie dziennik budowy siedział w biurze od 3 miesięcy i nikt nikomu nie powiedział," wyjaśnia Jan Váňa.
Rekrutacja nie rozwiąże wszystkiego
Właściciele firm budowlanych na tym etapie rozwoju zwykle reagują rekrutacją kolejnych osób - zatrudniają np. pani do pomocy by załatwić papierkową robotę. Próbują i:
- porządkuje zdjęcia z budowy
- nadpisuje dane z tabeli frekwencji do tabeli kosztów budowy
- Wykonywanie telefonów do wszystkich stron
- tworzy różne raporty dotyczące bezpieczeństwa pracy
Ale to wszystko zajmuje mnóstwo czasu i nie posuwa firmy zbytnio do przodu. "Jest to faza energicznego wzrostu. Właściciel przekonuje sam siebie, że to jeszcze rośnie, że jest dobrze. Ale realnie nie wie, czy na jego konto dotarły pieniądze za zrealizowany kontrakt w Teplicach, czy też jest to zaliczka na materiały do nowego projektu w Duchcovie," Josef Beneš opisuje pułapki.
To stres. Próbujesz być wszędzie, ale jesteś nigdzie. Nie śledzisz swoich dochodów ani wydatków, zysk na kontrakcie ledwo wspina się powyżej 10%, a o byciu zastępowalnym możesz tylko pomarzyć. A co dopiero na wakacjach.
"Wraz z rozwojem firmy dostaje się większe kontrakty. Ale w takiej sytuacji trzeba zatrudnić więcej osób i kupić więcej materiałów. Zwiększy to presję na przepływy pieniężne. I nie można już liczyć na to, że się sprawdzi. Wystarczy znać koszty wynagrodzeń, zaopatrzenia czy paliwa. Trzeba pilnować skuteczności". opisuje Jan Váňa.
Brakujące procesy może wprowadzić do firmy osoba z zewnątrz - ale doświadczony konstruktor kosztuje sporo pieniędzy. A jak już się ją znajdzie, to nie jest łatwo ją utrzymać. Szybko odnajdzie się w ekonomii budownictwa, będzie wiedział, jaka jest Twoja marża i oceni, czy praca dla Ciebie jest opłacalna finansowo, czy też powinien założyć własną firmę.
Rekrutacja kierowników budowy, preparatorów i innych kluczowych osób to zupełnie osobny rozdział. "W ciągu 20 lat prowadzenia firmy przekonałem się, że dobór jakościowych ludzi zasługuje na największą staranność. Kiedy dokona się złego wyboru i zatrudni osobę, która nie lubi tej pracy, można to odczuć w towarzystwie i na planie. I klient też o tym wie". zaznacza Tomáš Barták.
Zatrzymaj się i wyznacz kurs
Jeśli chcesz odzyskać kontrolę nad sprawami, odzyskać wgląd w to, co dzieje się w firmie i rozładować stres, to wszystko zależy od Ciebie. Jako właściciel firmy możesz ją przenieść.
Zima przynosi niepodważalną korzyść - nie trzeba zajmować się sprawami operacyjnymi. "Wciąż masz w głowie znaki zapytania, jak poprawić planowanie przepływów pieniężnych, jak ustawić komunikację między kierownikiem budowy, biurem i robotnikami, jak zwiększyć rentowność robót. Ale w pośpiechu operacji nigdy go nie rozwiążesz". Josef Beneš opisuje tę sytuację.
Dlatego dobrze jest wykorzystać luźniejszy kalendarz do strategicznego myślenia. Szczególnie ważne jest usystematyzowanie firmy:
- opisać zakres odpowiedzialności i obowiązków kierownictwa przedsiębiorstwa,
- ustalenie procedur pracy dla wszystkich stanowisk
- i zastanów się, jaką pracę chcesz wykonywać.
Tomáš Barták podkreśla znaczenie wizji. "Wszystko, co musisz zrobić, to jasno określić, gdzie chcesz być za pięć lat. Czy chcesz dodawać coraz więcej tego samego typu zleceń? Czy może zaczynasz się bardziej specjalizować i uczysz się odrzucać zapytania, które nie są warte uwagi i nie bawią Cię? Istotne jest, aby nie zatrzymywać swoich myśli dla siebie. Rozmawiaj o planach ze współpracownikami i klientami. Wysłuchać ich opinii i zdecydować, czy to jest właściwy kierunek."
Idź na całość cyfrową, otrzymasz z powrotem przegląd tego, co dzieje się w Twojej firmie
Kiedy już jasno określisz kierunek rozwoju swojego biznesu, zacznij szukać narzędzi, które ułatwią Ci tę podróż. Zdefiniuj, jakie są twoje wymagania. Oto mała inspiracja:
- Chcę poprawić komunikację z inwestorami,
- Chcę śledzić pracowników budowlanych,
- Chcę w jednym miejscu szczegółowy wykaz wszystkich projektów ,
- Chcę, żeby moje faktury były uporządkowane,
- Chcę wiedzieć ile godzin przepracowałem na jakim stanowisku,
- Chcę systemu w Obecność ,
- Chcę mieć dokładny rejestr dostawców,
- Chcę zapobieganie stratom narzędzi ,
- Chcę mieć wszystko w jednym miejscu,
- Chcę, żeby to było jak najprostsze,
- Chcę w końcu mieć mniej stresu.
"Zdaliśmy sobie sprawę, że właściwym rozwiązaniem jest digitalizacja" - podsumowuje swoje myślenie Tomáš Barták. Jan Váňa zgadza się z nim: "Inny sposób wydawałby mi się dziś dziwny. Jestem fanem instrumentów elektronicznych. Jestem fanem instrumentów elektronicznych". Obaj przedsiębiorcy zwracają też uwagę, że cyfryzacja nie jest panaceum. To tylko narzędzie do przyspieszenia ścieżki, którą wyznaczyłeś sobie jako właściciel firmy.
Dla właścicieli firm chodzi o lepszą widoczność i bardziej spokojny sen. Ale cyfryzacja poprawi także Twoje wyniki finansowe - zysk netto wzrośnie nawet do 25% ceny kontraktu.
Dla Tomáša Bartáka ważny jest poziom finansowy. Ale w decyzji o przejściu na cyfrę podkreśla również linię klienta: "Elementem wysokiej jakości usług jest również komunikacja. Chcę, żebyśmy byli na poziomie technologicznym. Inwestor widzi naszą imprezę w swoim ogrodzie i jeśli chce o coś zapytać lub zobaczyć, może to zrobić w nocy za pośrednictwem komputera. Jest elegancki i poprawia ogólne wrażenie".
"Nie instaluje się nowego oprogramowania w jeden dzień. Trzeba nauczyć ludzi jak z tym pracować. To zajmie trochę czasu. Ale kiedy wyjaśniasz, jak aplikacja oszczędza im pracy, to działa" podsumowuje Tomáš Barták.
Jan Váňa dodaje, że postrzega wykorzystanie technologii jako kwestię pokoleniową. "Młodsi nie mają z tym problemu. Trzeba to wyjaśnić starszym. Ale jako właściciel firmy, kiedy widzisz, że korzystanie z aplikacji oszczędza pracę biurową jednej osoby, masz naprawdę silny powód do zmiany."
Kiedy w styczniu wrócisz do pełni sił, pomyśl o kierunku rozwoju swojego biznesu. A jeśli wybierzesz drogę cyfrową, chętnie pomożemy. Demo Stavario jest bezpłatne. Wypróbuj frekwencję i dziennik budowy online i zobacz, ile pracy Ci to zaoszczędzi.
