Využite zimnú sezónu
k posunu firmy
Bágre a dodávky zaparkované v garáži, náradie v sklade a zamestnanci doma s rodinami. Prelom roka býva v stavebníctve voľnejší. A majitelia firiem majú čas si konečne vydýchnuť. Niektorí dokonca na pár dní vypnú mobil a vyčistia si hlavu. Tiež si oddýchnite, zaslúžite si to. Ale hneď potom si vyskúšajte šikovný program, ktorý vám ušetrí veľa nervov a posunie vašu firmu o poriadny kus dopredu.
Predstavte si, že vlastníte stavebnú firmu, v ktorej všetko šliape, ako má. Zamestnanci sú spokojní a vedia, čo majú robiť. Investori preplácajú faktúry a odporúčajú vás svojim známym. Mobil s naštvanými telefonátmi vám nezvonia stokrát za deň, peniaze chodia na účet a máte čas na strategické veci, na rodinu aj sami pre seba.
Dostať sa do tejto fázy vývoja firmy trvá veľa rokov a mnohí podnikatelia sa tam bohužiaľ nedostanú nikdy. Pokiaľ sa ale odhodláte k strategickej zmene, postavíte fungujúcu firmu rýchlejšie. Zimná sezóna je podľa stavárov pre takýto krok ideálna.
Zimná sezóna. Správny čas vyriešiť veci, ktoré dlhodobo vytáčajú majiteľov stavebných firiem.
Zo začiatku viete o každej tvárnici
Po založení živnosti alebo firmy robíte všetko sami. Zháňate zákazky, vozíte materiál na stavbu, miešate maltu, dohovárate spoluprácu s ďalšími dodávateľmi a vystavujete faktúry. Máte prehľad úplne o všetkom.
Či už podnikáte v akomkoľvek odbore, snažíte sa v prvých rokoch predovšetkým prežiť. Máte pár zákaziek, plný diár a všetko riešite po telefóne. S investormi sa často dobre poznáte, viete o každom kladive alebo tvárnici. Všetko máte pod kontrolou a je iba na vás, či odvediete prácu kvalitne.
„Stavári sú v tejto fáze vývoja firmy zvyknutí na dôveru. Na všetkom sa dohovárajú osobne, a pokiaľ sú čo k čomu, tak dohody platia. Keď už potrebujú nejakú pomoc zvonku, tak je to účtovník, tesár, inštalatér alebo podobný jednorazový špecialista,“ vysvetľuje Josef Beneš, majiteľ stavebnej firmy Stav-idea a zakladateľ aplikácie Stavario.
Máte viac zákaziek, ale strácate prehľad
Pokiaľ sa vám darí, tak vaša firma povyrastie. Priberiete zákazky, najmete ľudí a zaobstaráte stroje. Riešite oveľa širšiu agendu – dochádzku, bezpečnosť práce, účtovníctvo, servis alebo reklamu. Je toho veľa a cítite, že ten dokonalý prehľad o dianí vo firme postupne strácate.
„Uvedomíte si, že neviete, čo sa na stavbách deje. Trávite dni v aute, telefón pri uchu a strácate prehľad aj o dodávateľoch. Chýba vám informácia o tom, kto čo dodáva, v čom je dobrý a na čo dať pozor,“ opisuje Jozef Beneš.
Veľa stavárov si chtiac nechtiac uvedomí, že im vo firme chýbajú procesy a nemajú ani vhodné nástroje, ako si fungovanie uľahčiť. Dokladá to aj konateľ spoločnosti Zelené kolo Tomáš Barták, ktorá projektuje a stavia záhrady.
„Projektujeme a staviame záhrady v Česku aj v Nemecku. Naša práca je na pomedzí zahradničiny a stavariny. Máme 10 kmeňových zamestnancov av sezóne brigádnikov a špecialistov ako inštalatérov alebo tesárov,“ hovorí o firme Zelené kolo konateľ Tomáš Barták.
„Mali sme nástroj na dochádzku, ktorý fungoval na odtlačok prsta. Ale šlo to iba v kancelárii. Ľudia sú často v teréne, takže sme potom museli údaje dopisovať. A podobný neporiadok sme mali vo fotkách zo stavieb. Najprv boli uložené na pamäťových kartách v rôznych foťákoch, potom sme prešli na mobily, ale fotky sa štosovali na cloude. Bol v tom jednoducho chaos,“ spomína na nedávnu dobu Tomáš Barták.
Do podobnej situácie sa dostal aj majiteľ spoločnosti JVVZ Jan Váňa, ktorá sa zaoberá elektroinštaláciami. „Dlhodobo vo firme používame systémy a aplikácie, ktoré nám uľahčujú obchod. Ale v teréne panoval trochu chaos. Nemali sme prehľad. Napríklad pri upratovaní skladu sme prišli na to, že niečo chýba. Alebo sme zistili, že na jednej stavbe ležal stavebný denník 3 mesiace v kancelárii a nikto to nikomu nepovedal,“ vysvetľuje Ján Váňa.
Nábor nových zamestnancov nevyrieši všetko
Majitelia stavebných firiem v tejto fáze vývoja obvykle reagujú náborom ďalších ľudí – prijmú napríklad pani na výpomoc, ktorá má za úlohu urobiť poriadok v papieroch. Snaží sa a:
- organizuje fotky zo stavby
- prepisuje dáta z tabuľky o pracovnej dochádzke do tabuľky s nákladmi na celú stavbu
- telefonuje na všetky strany
- vytvára rôzne prehľady kvôli bezpečnosti práce
To všetko ale zaberá dosť času a firmu príliš neposúva. „Je to fáza živelného rastu. Majiteľ sám seba presviedča, že stále rastie, že je to dobré. Ale reálne už nevie, či na účet prišli peniaze za dokončenú zákazku v Tepliciach, alebo je to záloha na materiál pre nový projekt v Duchcovej,“ opisuje úskalia Josef Beneš.
Je to stres. Snažíte sa byť všade, ale nie ste nikde. Nemáte prehľad o príjmoch ani výdavkoch, zisk zo zákazky sa horko ťažko šplhá nad 10% a o zastupiteľnosti si môžete nechať akurát zdať. Nieto o dovolenke.
„S rastom firmy sa dostanete k väčším zákazkám. V takej situácii ale musíte zamestnať viac ľudí a nakupovať viac materiálu. Tým sa zväčší tlak na cashflow. A vy sa už nemôžete spoliehať, že to nejako vyjde. Musíte jednoducho poznať náklady na mzdy, zásoby alebo pohonné hmoty. Musíte strážiť efektivitu,“ opisuje Ján Váňa.
Chýbajúce procesy môže do firmy priniesť človek zvonku - ale skúsený staviteľ stojí dosť peňazí. A keď už ho nájdete, nie je ľahké ho udržať. Rýchlo sa totiž zorientuje v ekonomike stavieb, pozná, akú máte maržu, a vyhodnotí si, či sa mu práca u vás finančne oplatí, alebo či si nemá radšej založiť niečo svoje.
Nábor stavbyvedúcich, prípravárov a ďalších kľúčových ľudí je vôbec samostatnou kapitolou. „Za 20 rokov vedenia firmy som zistil, že si výber kvalitných ľudí zaslúži najväčšiu starostlivosť. Keď vyberiete zle a zamestnáte človeka, ktorého práca nebaví, je to cítiť vo firme aj na pľaci. A spozná to aj zákazník,“ upozorňuje Tomáš Barták.
Zastavte sa a stanovte si smer
Ak chcete dostať veci zase pod kontrolu, získať späť prehľad o dianí vo firme a zbaviť sa stresu, je to na vás. Ako majiteľ firmy s tým dokážete pohnúť.
Zima prináša nespornú výhodu - odpadá riešenie prevádzkových vecí. „Stále máte v hlave otázniky, ako zlepšiť plánovanie cashflow, ako nastaviť komunikáciu medzi stavbyvedúcim, kanceláriou a robotníkmi, ako zvýšiť ziskovosť zákaziek. Ale v návale operatívy to nikdy nevyriešite,“ opisuje situáciu Josef Beneš.
Preto je dobré, keď voľnejší kalendár využijete na strategické úvahy. Dôležitá je predovšetkým systematizácia firmy:
- popíšte kompetencie a povinnosť vedenia firmy,
- zostavte pracovné postupy pre všetky pozície
- a zamyslite sa aj nad tým, aké zákazky chcete robiť.
Tomáš Barták zdôrazňuje práve dôležitosť vízie. „Úplne stačí, keď si ujasníte, kam sa chcete dostať o päť rokov. Chcete priberať stále rovnaký typ zákaziek? Alebo sa začnete viac špecializovať a naučíte sa aj odmietať dopyty, ktoré sa vám neoplatia a nebavia vás? Je podstatné nenechávať si úvahy pre seba. Hovorte o plánoch s kolegami aj zákazníkmi. Aby ste si vypočuli ich názor a rozhodli sa, či to je správny smer.“
Digitalizujte, vráti sa vám prehľad o dianí vo firme
Keď si urobíte jasno o smerovaní firmy, pustite sa do hľadania nástrojov, ktoré vám cestu uľahčia. Definujte si, aké sú vaše požiadavky. Tu je malá inšpirácia:
- chcem vylepšiť komunikáciu s investormi,
- chcem mať prehľad o práci stavbyvedúcich,
- chcem na jednom mieste detailný zoznam všetkých projektov,
- chcem poriadok vo faktúrach,
- chcem vedieť, koľko mám na akej zákazke odpracovaných hodín,
- chcem systém v dochádzke,
- chcem presnú evidenciu dodávateľov,
- chcem zabrániť stratám náradia,
- chcem mať všetko v jednom,
- chcem to mať čo najjednoduchšie,
- chcem konečne menej stresu.
„Uvedomili sme si, že správne riešenie je digitalizácia,“ zhŕňa svoje uvažovanie Tomáš Barták. Súznie s ním aj Ján Váňa: „Iná cesta by mi v dnešnej dobe prišla zvláštna. Som fanúšik elektronických nástrojov. Papiere strácam.“ Obaja podnikatelia zároveň upozorňujú, že digitalizácia nie je samospásny liek. Je to iba nástroj na zrýchlenie cesty, ktorú si ako majiteľ firmy stanovíte.
Majiteľom firiem ide predovšetkým o lepší prehľad a pokojnejšie spanie. Digitalizácia vám a lepšie aj finančné výsledky - čistý zisk vám vzrastie až na 25% z ceny zákazky.
Pre Tomáša Bartáka je finančná rovina dôležitá. Ale v rozhodnutí o digitalizácii zdôrazňuje aj zákaznícku linku: „Súčasťou kvalitnej služby je aj komunikácia. Chcem, aby sme boli na úrovni aj technologicky. Investor tak vidí koncert našej párty na svojej záhrade, a keď sa chce na čokoľvek opýtať alebo pozrieť, vyrieši to pokojne v noci cez počítač. Je to elegantné a zlepšuje to celkový dojem.“
„Do firmy nový softvér nenasadíte za deň. Musíte s tým naučiť ľudí pracovať. Chvíľku to zaberie. Ale keď im vysvetlíte, ako im aplikácia ušetrí prácu, funguje to,“ uzatvára Tomáš Barták.
Ján Váňa dopĺňa, že používanie technológií vníma ako generačnú otázku. „Mladšie s tým nemajú problém. Starším to musíte vysvetľovať. Ale keď ako majiteľ firmy vidíte, že používaním aplikácie ušetríte kancelársku prácu jedného človeka, tak máte naozaj silný dôvod na zmenu.“
Keď sa v januári vrátite do plného nasadenia, premyslite si smerovanie svojej firmy. A pokiaľ sa vydáte cestou digitalizácie, radi vám s tým pomôžeme. Demoverzia Stavario je zadarmo. Vyskúšajte si napríklad dochádzku a online stavebný denník a presvedčte sa, koľko vám ušetrí práca.
