Využijte zimní sezónu
k posunu firmy
Bagry a dodávky zaparkované v garáži, nářadí ve skladu a zaměstnanci doma s rodinami. Přelom roku bývá ve stavebnictví volnější. A majitelé firem mají čas si konečně vydechnout. Někteří dokonce na pár dnů vypnou mobil a vyčistí si hlavu. Taky si odpočiňte, zasloužíte si to. Ale hned poté si vyzkoušejte chytrý program, který vám ušetří spoustu nervů a posune vaši firmu o pořádný kus dopředu.
Představte si, že vlastníte stavební firmu, ve které všechno šlape, jak má. Zaměstnanci jsou spokojení a vědí, co mají dělat. Investoři proplácí faktury a doporučují vás svým známým. Mobil s naštvanými telefonáty vám nezvoní stokrát za den, peníze chodí na účet a máte čas na strategické věci, na rodinu i sami pro sebe.
Dostat se do této fáze vývoje firmy trvá spoustu let a mnozí podnikatelé se tam bohužel nedostanou nikdy. Pokud se ale odhodláte ke strategické změně, postavíte fungující firmu rychleji. Zimní sezóna je podle stavařů pro takový krok ideální.
Zimní sezóna. Správný čas vyřešit věci, které dlouhodobě vytáčí majitele stavebních firem.
Ze začátku víte o každé tvárnici
Po založení živnosti nebo firmy děláte všechno sami. Sháníte zakázky, vozíte materiál na stavbu, mícháte maltu, domlouváte spolupráci s dalšími dodavateli a vystavujete faktury. Máte přehled úplně o všem.
Ať už podnikáte v jakémkoli oboru, snažíte se v prvních letech především přežít. Máte pár zakázek, plný diář a všechno řešíte po telefonu. S investory se často dobře znáte, víte o každém kladivu nebo tvárnici. Všechno máte pod kontrolou a je pouze na vás, jestli odvedete práci kvalitně.
„Stavaři jsou v téhle fázi vývoje firmy zvyklí na důvěru. Na všem se domlouvají osobně, a pokud jsou co k čemu, tak dohody platí. Když už potřebují nějakou pomoc zvenčí, tak je to účetní, tesař, instalatér nebo podobný jednorázový specialista,“ vysvětluje Josef Beneš, majitel stavební firmy Stav-idea a zakladatel aplikace Stavario.
Máte víc zakázek, ale ztrácíte přehled
Pokud se vám daří, tak vaše firma povyroste. Přiberete zakázky, najmete lidi a pořídíte stroje. Řešíte mnohem širší agendu – docházku, bezpečnost práce, účetnictví, servis nebo reklamu. Je toho hodně a cítíte, že ten dokonalý přehled o dění ve firmě postupně ztrácíte.
„Uvědomíte si, že nevíte, co se na stavbách děje. Trávíte dny v autě, telefon u ucha a ztrácíte přehled i o dodavatelích. Chybí vám informace o tom, kdo co dodává, v čem je dobrý a na co dát pozor,“ popisuje Josef Beneš.
Spousta stavařů si chtě nechtě uvědomí, že jim ve firmě chybí procesy a nemají ani vhodné nástroje, jak si fungování usnadnit. Dokládá to i jednatel společnosti Zelené kolo Tomáš Barták, která projektuje a staví zahrady.
„Projektujeme a stavíme zahrady v Česku i v Německu. Naše práce je na pomezí zahradničiny a stavařiny. Máme 10 kmenových zaměstnanců a v sezóně brigádníky a specialisty jako instalatéry nebo tesaře,“ říká o firmě Zelené kolo jednatel Tomáš Barták.
„Měli jsme nástroj na docházku, který fungoval na otisk prstu. Ale šlo to pouze v kanceláři. Lidi jsou často v terénu, takže jsme pak museli údaje dopisovat. A podobný nepořádek jsme měli ve fotkách ze staveb. Nejprve byly uložené na paměťových kartách v různých foťácích, potom jsme přešli na mobily, ale fotky se štosovaly na cloudu. Byl v tom prostě chaos,“ vzpomíná na nedávnou dobu Tomáš Barták.
Do podobné situace se dostal i majitel společnosti JVVZ Jan Váňa, která se zabývá elektroinstalacemi. „Dlouhodobě ve firmě používáme systémy a aplikace, které nám usnadňují obchod. Ale v terénu panoval trochu chaos. Neměli jsme přehled. Například při uklízení skladu jsme přišli na to, že něco chybí. Nebo jsme zjistili, že na jedné stavbě ležel stavební deník 3 měsíce v kanceláři a nikdo to nikomu neřekl,“ vysvětluje Jan Váňa.
Nábor nových zaměstnanců nevyřeší všechno
Majitelé stavebních firem v této fázi vývoje obvykle reagují náborem dalších lidí - přijmou třeba paní na výpomoc, která má za úkol udělat pořádek v papírech. Snaží se a:
- organizuje fotky ze stavby
- přepisuje data z tabulky o pracovní docházce do tabulky s náklady na celou stavbu
- telefonuje na všechny strany
- vytváří různé přehledy kvůli bezpečnosti práce
To všechno ale zabírá dost času a firmu příliš neposouvá. „Je to fáze živelného růstu. Majitel sám sebe přesvědčuje, že pořád roste, že je to dobré. Ale reálně už neví, jestli na účet přišly peníze za dokončenou zakázku v Teplicích, nebo je to záloha na materiál pro nový projekt v Duchcově,“ popisuje úskalí Josef Beneš.
Je to stres. Snažíte se být všude, ale nejste nikde. Nemáte přehled o příjmech ani výdajích, zisk ze zakázky se horko těžko šplhá nad 10 % a o zastupitelnosti si můžete nechat akorát zdát. Natož o dovolené.
„S růstem firmy se dostanete k větším zakázkám. V takové situaci ale musíte zaměstnat víc lidí a nakupovat víc materiálu. Tím se zvětší tlak na cashflow. A vy už nemůžete spoléhat, že to nějak vyjde. Musíte prostě znát náklady na mzdy, zásoby nebo pohonné hmoty. Musíte hlídat efektivitu,“ popisuje Jan Váňa.
Chybějící procesy může do firmy přinést člověk zvenčí – ale zkušený stavař stojí dost peněz. A když už ho najdete, není snadné ho udržet. Rychle se totiž zorientuje v ekonomice staveb, pozná, jakou máte marži, a vyhodnotí si, jestli se mu práce u vás finančně vyplatí, nebo jestli si nemá radši založit něco svého.
Nábor stavbyvedoucích, přípravářů a dalších klíčových lidí je vůbec samostatnou kapitolou. „Za 20 let vedení firmy jsem zjistil, že si výběr kvalitních lidí zaslouží největší péči. Když vyberete špatně a zaměstnáte člověka, kterého práce nebaví, je to cítit ve firmě i na place. A pozná to i zákazník,“ upozorňuje Tomáš Barták.
Zastavte se a stanovte si směr
Pokud chcete dostat věci zase pod kontrolu, získat zpátky přehled o dění ve firmě a zbavit se stresu, je to na vás. Jako majitel firmy s tím dokážete hnout.
Zima přináší nespornou výhodu - odpadá řešení provozních věcí. „Pořád máte v hlavě otazníky, jak zlepšit plánování cashflow, jak nastavit komunikaci mezi stavbyvedoucím, kanceláří a dělníky, jak zvýšit ziskovost zakázek. Ale v návalu operativy to nikdy nevyřešíte,“ popisuje situaci Josef Beneš.
Proto je dobré, když volnější kalendář využijete ke strategickým úvahám. Důležitá je především systematizace firmy:
- popište kompetence a povinnost vedení firmy,
- sestavte pracovní postupy pro všechny pozice
- a zapřemýšlejte i nad tím, jaké zakázky chcete dělat.
Tomáš Barták zdůrazňuje právě důležitost vize. „Úplně stačí, když si ujasníte, kam se chcete dostat za pět let. Chcete přibírat stále stejný typ zakázek? Nebo se začnete víc specializovat a naučíte se i odmítat poptávky, které se vám nevyplatí a nebaví vás? Je podstatné nenechávat si úvahy pro sebe. Mluvte o plánech s kolegy i zákazníky. Abyste si vyslechli jejich názor a rozhodli se, jestli to je správný směr.“
Digitalizujte, vrátí se vám přehled o dění ve firmě
Až si uděláte jasno o směřování firmy, pusťte se do hledání nástrojů, které vám cestu usnadní. Definujte si, jaké jsou vaše požadavky. Tady je malá inspirace:
- chci vylepšit komunikaci s investory,
- chci mít přehled o práci stavbyvedoucích,
- chci na jednom místě detailní seznam všech projektů,
- chci pořádek ve fakturách,
- chci vědět, kolik mám na jaké zakázce odpracovaných hodin,
- chci systém v docházce,
- chci přesnou evidenci dodavatelů,
- chci zabránit ztrátám nářadí,
- chci mít všechno v jednom,
- chci to mít co nejjednodušší,
- chci konečně méně stresu.
„Uvědomili jsme si, že správné řešení je digitalizace,“ shrnuje své uvažování Tomáš Barták. Souzní s ním i Jan Váňa: „Jiná cesta by mi v dnešní době přišla zvláštní. Jsem fanda elektronických nástrojů. Papíry ztrácím.“ Oba podnikatelé zároveň upozorňují, že digitalizace není samospásný lék. Je to pouze nástroj na zrychlení cesty, kterou si jako majitel firmy stanovíte.
Majitelům firem jde především o lepší přehled a klidnější spaní. Digitalizace vám ale zlepší i finanční výsledky - čistý zisk vám vzroste až na 25 % z ceny zakázky.
Pro Tomáše Bartáka je finanční rovina důležitá. Ale v rozhodnutí o digitalizaci zdůrazňuje také zákaznickou linku: „Součástí kvalitní služby je i komunikace. Chci, abychom byli na úrovni i technologicky. Investor tak vidí koncert naší party na své zahradě, a když se chce na cokoliv zeptat nebo podívat, vyřeší to klidně v noci přes počítač. Je to elegantní a zlepšuje to celkový dojem.“
„Do firmy nový software nenasadíte za den. Musíte s tím naučit lidi pracovat. Chvilku to zabere. Ale když jim vysvětlíte, jak jim aplikace ušetří práci, funguje to,“ uzavírá Tomáš Barták.
Jan Váňa doplňuje, že používání technologií vnímá jako generační otázku. „Mladší s tím nemají problém. Starším to musíte vysvětlovat. Ale když jako majitel firmy vidíte, že používáním aplikace ušetříte kancelářskou práci jednoho člověka, tak máte opravdu silný důvod ke změně.“
Až se v lednu vrátíte do plného nasazení, promyslete si směrování své firmy. A pokud se vydáte cestou digitalizace, rádi vám s tím pomůžeme. Demoverze Stavario je zdarma. Vyzkoušejte si třeba docházku a online stavební deník a přesvědčte se, kolik vám ušetří práce.
